A produção não é só máquinas modernas no chão de fábrica. É também (e talvez sobretudo) o fluxo de informação entre o departamento de vendas, o armazém, o gestor de produção e a contabilidade. De que serve as máquinas trabalharem depressa se o pedido fica preso dois dias no escritório? Hoje vamos mostrar-te como um dos nossos clientes — um produtor polaco de média dimensão do setor industrial — eliminou o caos administrativo e aumentou a produtividade graças à plataforma Web24 SmartFlow.
Muitos proprietários de empresas de produção acham que a automatização diz respeito apenas a grandes corporações ou exclusivamente às linhas de montagem. Nada mais errado! As maiores perdas de tempo e dinheiro escondem-se, na maioria das vezes, na rotina diária de escritório. Vê como resolvemos este desafio.
Desafio: "Gargalo" no departamento de atendimento ao cliente e na produção
O cliente, que emprega cerca de 80 colaboradores e produz componentes de aço, veio ter connosco com um problema típico: a empresa crescia, os pedidos aumentavam, mas a equipa deixou de conseguir acompanhar o seu processamento.
Antes da implementação do nosso sistema, o processo era assim:
- O comercial recebia o pedido por e-mail.
- Transcrevia manualmente os dados do cliente e a especificação para o sistema CRM da empresa.
- Depois tinha de criar um documento em Excel e enviá-lo por e-mail ao gestor de produção.
- O gestor de produção imprimia o documento e levava-o ao armazém para verificar a disponibilidade de materiais.
- Se faltavam materiais, escrevia-se outro e-mail para o departamento de compras.
Efeito? Antes do pedido chegar efetivamente à área de produção, passavam em média 2-3 dias. Os documentos perdiam-se no meio dos e-mails, os colaboradores ficavam frustrados por terem de voltar a escrever os mesmos dados e os clientes irritavam-se com a falta de informação sobre o estado das suas encomendas.
Solução: Web24 SmartFlow entra em ação
De acordo com a nossa filosofia, não obrigámos o cliente a mudar os sistemas a que os colaboradores estavam habituados. Em vez disso, implementámos a nossa plataforma de integração Web24 SmartFlow, que atua como um maestro invisível e ligou as caixas de correio, o sistema CRM, as folhas do armazém e o programa de contabilidade.
Concebemos e configurámos tudo pelo cliente, sem interromper o trabalho da sua empresa nem por uma hora.
Como é o processo agora, após a automatização?
Hoje, esse mesmo processo assemelha-se a uma máquina bem oleada, e a maior parte do trabalho faz-se "sozinha":
- Arranque relâmpago: Quando o comercial marca no CRM o pedido como "Ganho", o sistema Web24 SmartFlow gera imediatamente e de forma automática a ordem de produção em formato PDF.
- Comunicação imediata: O ficheiro PDF, sem intervenção humana, chega ao canal adequado do comunicador do gestor de produção e ao sistema do armazém.
- Controlo de stock: O sistema verifica sozinho nas folhas se há no armazém a quantidade necessária de matéria-prima. Se não houver, envia automaticamente uma notificação ao departamento de compras com a lista de faltas.
- Tranquilidade do cliente: Ao mesmo tempo, o cliente recebe um e-mail automático e elegante: "Obrigado, o seu pedido número XYZ acabou de entrar em produção. O tempo estimado de conclusão é...".
Resultados da implementação — números concretos
Graças à automatização com a Web24, o nosso cliente registou resultados espetaculares já no primeiro mês após o arranque do sistema:
| Antes da automatização | Após a implementação do Web24 SmartFlow | |
| Tempo desde o pedido até ao início da produção | 2-3 dias | 15 minutos |
| Tempo perdido com a retranscrição manual de dados | ~12 horas/sem. por colaborador | 0 horas |
| Erros nas ordens | frequentes | eliminados |
| Notificações para os clientes | escritas manualmente (frequentemente com atraso) | automáticas, em tempo real |
A maior vantagem? O cliente pôde aceitar mais 30% de pedidos no trimestre sem necessidade de contratar pessoal adicional para administração. A equipa respirou de alívio e a empresa passou a ganhar mais.
Faz isso na tua empresa
A tua empresa também sofre com o caos na comunicação e os colaboradores perdem tempo com "papelada"? Não precisas de ser um especialista em TI para mudar isso. Tu conheces o teu negócio, nós conhecemos a tecnologia.
Vamos falar sobre como podemos acelerar a tua produção. Contacta a Web24.com.pl e prepararemos para ti uma auditoria gratuita de processos e mostraremos quais podemos automatizar de imediato!
