Wyobraź sobie, że klient, serwisant, dystrybutor lub instytucja kontrolna skanuje kod umieszczony na produkcie i uzyskuje dostęp do uporządkowanych informacji o jego pochodzeniu, składzie, parametrach, naprawach czy możliwościach recyklingu. Nie musi szukać dokumentacji na stronie producenta ani prosić o przesłanie kolejnego pliku. Informacje są dostępne w cyfrowym paszporcie przypisanym do konkretnego produktu.
To właśnie idea Digital Product Passport (DPP), czyli cyfrowego paszportu produktu. Unia Europejska rozwija ten system jako część działań na rzecz bardziej zrównoważonych produktów, przejrzystości łańcuchów dostaw i gospodarki o obiegu zamkniętym.
Dla wielu przedsiębiorstw będzie to jednak coś więcej niż nowy sposób prezentowania informacji. DPP oznacza konieczność uporządkowania danych produktowych, określenia odpowiedzialności za ich aktualizację i zapewnienia współpracy pomiędzy systemami informatycznymi.
To dlatego warto zainteresować się tym tematem już teraz, nawet jeśli konkretne obowiązki dotyczące produktów danej firmy nie weszły jeszcze w życie.
Czym jest Digital Product Passport?
Digital Product Passport to cyfrowy zbiór informacji dotyczących produktu, jego komponentów lub materiałów. Ma umożliwiać dostęp do danych istotnych z punktu widzenia użytkowania, trwałości, naprawy, ponownego wykorzystania, recyklingu oraz zgodności z odpowiednimi wymaganiami.
Zakres informacji nie będzie identyczny dla wszystkich produktów. Może obejmować między innymi:
-
producenta i identyfikację produktu;
-
pochodzenie oraz skład materiałowy;
-
informacje o substancjach istotnych z punktu widzenia bezpieczeństwa i środowiska;
-
parametry techniczne i środowiskowe;
-
instrukcje użytkowania, konserwacji i naprawy;
-
informacje dotyczące trwałości, ponownego wykorzystania i recyklingu;
-
dane o komponentach i materiałach wykorzystanych w produkcji.
To, jakie informacje będą wymagane, określają przepisy właściwe dla konkretnej grupy produktowej. Nie należy więc zakładać, że każdy paszport będzie zawierał wszystkie wymienione dane.
Dostęp do paszportu ma być możliwy za pośrednictwem cyfrowego nośnika danych powiązanego z produktem. Może to być na przykład kod QR, ale ostateczne wymagania dotyczące nośnika i jego umiejscowienia będą zależeć od przepisów dla danej kategorii produktów.
Najważniejsza zmiana polega na tym, że informacje o produkcie mają być uporządkowane, możliwe do odczytania przez różne systemy i dostępne dla uprawnionych odbiorców przez cały wymagany okres.
Czy cyfrowy paszport będzie obowiązkowy dla wszystkich produktów?
Nie. To jedno z najważniejszych zastrzeżeń, które trzeba wyraźnie podkreślić.
Podstawą unijnego systemu DPP jest rozporządzenie ESPR, czyli rozporządzenie w sprawie ekoprojektowania zrównoważonych produktów (UE) 2024/1781. Ustanawia ono ramy dla wprowadzania cyfrowych paszportów, ale szczegółowe wymagania są określane stopniowo, osobno dla poszczególnych grup produktów. Część sektorów podlega również odrębnym przepisom.
Pierwszym konkretnym obszarem są baterie. Od 18 lutego 2027 roku paszport będzie wymagany dla określonych kategorii: baterii do pojazdów elektrycznych, baterii do lekkich środków transportu oraz baterii przemysłowych o pojemności przekraczającej 2 kWh.
Kolejne grupy produktów mają być obejmowane wymaganiami w następnych latach. W planach Komisji Europejskiej znajdują się między innymi żelazo i stal, tekstylia, opony, aluminium, meble oraz materace. Harmonogram publikacji przepisów sektorowych ma jednak charakter orientacyjny. Samo wskazanie roku przyjęcia aktu nie oznacza, że od tego roku wszystkie produkty z danej kategorii muszą już posiadać paszport.
W przypadku aktów delegowanych przyjmowanych na podstawie ESPR przedsiębiorcy mają otrzymać co najmniej 18 miesięcy okresu przejściowego przed rozpoczęciem stosowania nowych wymagań, zgodnie z zasadami określonymi w rozporządzeniu.
W praktyce oznacza to, że firmy powinny śledzić przepisy dotyczące konkretnych produktów, które produkują, importują lub wprowadzają na rynek UE. Nie wystarczy ogólna informacja, że DPP nadchodzi.
DPP to nie zwykły kod QR na opakowaniu
Na pierwszy rzut oka cyfrowy paszport może przypominać dobrze znany kod QR prowadzący do strony produktu. Różnica jest jednak zasadnicza.
Zwykły kod QR może prowadzić do dowolnej podstrony, katalogu lub pliku PDF. Nie gwarantuje, że informacje będą kompletne, aktualne, odpowiednio uporządkowane ani możliwe do odczytania przez inne systemy.
DPP ma działać w oparciu o określone identyfikatory, strukturę danych, zasady dostępu i standardy interoperacyjności. Oznacza to, że jego przygotowanie nie powinno ograniczać się do stworzenia strony internetowej z opisem produktu.
Istotna jest również architektura całego rozwiązania. Informacje mogą być przechowywane przez odpowiedzialnego operatora gospodarczego lub upoważnionego dostawcę usług. Unijny rejestr DPP nie jest po prostu centralnym magazynem wszystkich danych o produktach. Przechowuje przede wszystkim unikalne identyfikatory i wymagane informacje rejestrowe, umożliwiając powiązanie produktu z właściwym paszportem.
To ważne rozróżnienie dla firm planujących wdrożenie. Trzeba bowiem zaprojektować zarówno sposób przechowywania i aktualizowania danych, jak i mechanizm ich udostępniania.
Dlaczego DPP staje się wyzwaniem dla systemów informatycznych?
Informacje potrzebne do utworzenia cyfrowego paszportu rzadko znajdują się w jednym miejscu.
Dane o produkcie mogą być rozproszone pomiędzy systemem ERP, bazą produktową, systemem magazynowym, dokumentacją techniczną, narzędziami produkcyjnymi, platformą B2B i sklepem internetowym. Część informacji może pochodzić od dostawców komponentów lub materiałów, a inne powstają dopiero podczas użytkowania produktu.
Jeśli firma chce przygotować wiarygodny paszport, musi umieć te dane zebrać, zweryfikować, powiązać z właściwym produktem i udostępnić w odpowiednim formacie.
Właśnie tutaj pojawia się rola dobrze zaprojektowanego środowiska IT.
1. Uporządkowanie danych produktowych
Pierwszym krokiem jest ustalenie, jakie informacje o produktach firma już posiada, gdzie są przechowywane i kto odpowiada za ich poprawność.
Trzeba rozpoznać duplikaty, braki, różnice w nazewnictwie oraz niespójności pomiędzy systemami. Przykładowo ten sam komponent może występować w kilku bazach pod różnymi oznaczeniami, co utrudnia jednoznaczne powiązanie go z produktem końcowym.
2. Jednoznaczna identyfikacja produktów
System musi rozróżniać właściwe poziomy identyfikacji. W zależności od wymagań paszport może dotyczyć modelu, partii produkcyjnej albo pojedynczego egzemplarza.
To nie jest drobny szczegół. Inaczej zarządza się informacją wspólną dla całej serii produktów, a inaczej danymi, które zmieniają się w trakcie eksploatacji konkretnego urządzenia.
3. Integracja systemów
DPP może wymagać pobierania informacji z kilku źródeł. Dlatego istotne stają się integracje pomiędzy ERP, PIM, systemami produkcyjnymi, magazynowymi, platformami sprzedażowymi i rozwiązaniami zewnętrznych partnerów.
Nie chodzi o to, aby wszystkie systemy zastąpić jednym. Chodzi o zapewnienie kontrolowanego przepływu danych i ograniczenie ręcznego przepisywania informacji.
4. Zarządzanie dostępem do informacji
Nie wszystkie dane muszą być publiczne. Część informacji może być przeznaczona dla konsumentów, inne dla serwisów, podmiotów zajmujących się recyklingiem, organów nadzoru lub innych uprawnionych uczestników łańcucha dostaw.
System powinien więc umożliwiać zarządzanie uprawnieniami i udostępnianie odpowiednich zakresów danych właściwym odbiorcom.
5. Aktualność i historia danych
Paszport nie może być jedynie statycznym dokumentem wygenerowanym w dniu sprzedaży. W zależności od rodzaju produktu i wymagań prawnych informacje mogą wymagać aktualizacji, na przykład po zmianie statusu produktu, naprawie, ponownym wykorzystaniu lub zmianie odpowiedzialnego operatora.
Potrzebne są zatem procedury aktualizacji, kontrola wersji, historia zmian i jasne określenie, kto może modyfikować poszczególne informacje.
Kto odpowiada za cyfrowy paszport produktu?
To pytanie ma duże znaczenie organizacyjne i techniczne.
Co do zasady odpowiedzialność za spełnienie wymagań dotyczących DPP spoczywa na właściwym operatorze gospodarczym wskazanym w przepisach dotyczących danej grupy produktów. W zależności od regulacji może to być producent, importer lub inny podmiot wprowadzający produkt na rynek.
Firma może zlecić przygotowanie, przechowywanie lub techniczną obsługę paszportu zewnętrznemu dostawcy. Nie oznacza to jednak automatycznego przeniesienia na niego odpowiedzialności prawnej za zgodność produktu i wymaganych informacji.
W przypadku baterii Komisja Europejska wyraźnie rozróżnia odpowiedzialność operatora gospodarczego od możliwości upoważnienia innego podmiotu do wykonywania czynności związanych z paszportem. Ostateczna odpowiedzialność pozostaje po stronie podmiotu wskazanego w przepisach.
Dlatego już na etapie projektowania rozwiązania warto ustalić:
-
kto dostarcza poszczególne dane;
-
kto je weryfikuje;
-
kto zatwierdza ich publikację;
-
kto odpowiada za aktualizacje;
-
kto zarządza dostępem do informacji;
-
jak wygląda przekazanie obowiązków w przypadku zmiany dostawcy lub operatora.
Bez takiego podziału nawet dobrze przygotowany system może szybko stać się trudny w utrzymaniu.
Jak przygotować firmę do Digital Product Passport? Praktyczna lista działań
Nie trzeba czekać na wszystkie szczegółowe przepisy, aby rozpocząć przygotowania. Można już teraz wykonać kilka działań, które pomogą ograniczyć późniejsze koszty i ryzyko chaotycznego wdrożenia.
Krok 1. Sprawdź, czy Twoje produkty będą objęte wymaganiami
Zidentyfikuj grupy produktów, które firma produkuje, importuje lub wprowadza na rynek UE. Następnie sprawdź właściwe regulacje i harmonogramy. Nie opieraj decyzji wyłącznie na ogólnych materiałach o DPP.
Krok 2. Zrób mapę danych produktowych
Ustal, jakie informacje są już dostępne, w jakich systemach się znajdują i kto za nie odpowiada. Warto uwzględnić również dane pochodzące od dostawców i podwykonawców.
Krok 3. Oceń jakość i kompletność informacji
Sprawdź, czy dane są spójne, aktualne i możliwe do jednoznacznego przypisania do produktu, partii lub egzemplarza. To dobry moment na uporządkowanie identyfikatorów i zasad nazewnictwa.
Krok 4. Przeanalizuj obecne systemy i integracje
Ustal, czy wykorzystywane rozwiązania umożliwiają pobieranie, aktualizowanie i udostępnianie wymaganych danych. Zidentyfikuj miejsca, w których informacje są przenoszone ręcznie albo przechowywane w odrębnych plikach.
Krok 5. Zaplanuj architekturę rozwiązania
Zdecyduj, czy wystarczy rozbudować obecne systemy, stworzyć dodatkowy moduł, czy potrzebna będzie dedykowana platforma. Ważne, aby rozwiązanie było przygotowane na przyszłe wymagania i nie uzależniało firmy od jednego dostawcy.
Krok 6. Ustal zasady utrzymania i aktualizacji
Paszport wymaga nie tylko utworzenia, ale również utrzymywania informacji w odpowiedniej formie. Zaplanuj odpowiedzialność za dane, procedury zmian, kopie zapasowe i ciągłość dostępu.
Czy firma potrzebuje do tego nowej aplikacji?
Niekoniecznie. W niektórych przedsiębiorstwach wystarczy odpowiednio rozbudować istniejące systemy i przygotować integracje. W innych konieczne może być stworzenie dodatkowego modułu zarządzającego danymi produktowymi albo osobnej platformy obsługującej cyfrowe paszporty.
Decyzja powinna wynikać z analizy obecnej infrastruktury, liczby produktów, źródeł danych, wymagań dotyczących dostępu i skali przyszłego rozwiązania.
Warto przy tym pamiętać, że koszt takiego projektu nie kończy się na stworzeniu aplikacji. Trzeba uwzględnić również integracje, migrację danych, testy, utrzymanie, aktualizacje i rozwój systemu wraz ze zmianami przepisów.
Więcej o tym, na co zwracać uwagę przy planowaniu budżetu na rozwiązania dedykowane, pisaliśmy w artykule: Ile naprawdę kosztuje dedykowana aplikacja? Nie tylko cena wdrożenia.
Warto również spojrzeć na DPP w szerszym kontekście całego środowiska aplikacji wykorzystywanych w przedsiębiorstwie. Jeśli informacje o produktach są rozproszone pomiędzy wieloma narzędziami, przygotowanie paszportu może ujawnić problemy, które wcześniej nie były widoczne. Więcej na ten temat w tekście: Ile systemów naprawdę potrzebuje Twoja firma? SaaS sprawl, czyli chaos narzędzi, za które płacisz.
DPP to nie tylko obowiązek. To także szansa na uporządkowanie informacji o produktach
Cyfrowy paszport produktu jest częścią większej zmiany w sposobie zarządzania informacjami w łańcuchu dostaw. Dane, które dotychczas mogły być rozproszone w dokumentach, arkuszach, systemach produkcyjnych i bazach produktowych, będą musiały być dostępne w bardziej uporządkowanej i interoperacyjnej formie.
Dla firm oznacza to nowe zadania, ale również szansę na poprawę identyfikowalności produktów, sprawniejszą obsługę serwisową, lepszy przepływ informacji z partnerami i bardziej świadome zarządzanie cyklem życia produktu.
Nie warto traktować DPP wyłącznie jako kolejnego pola do wypełnienia w dokumentacji. To zagadnienie, które dotyka architektury systemów, jakości danych, integracji i procesów biznesowych.
W Web24 projektujemy dedykowane aplikacje, platformy i integracje, które pomagają firmom porządkować dane i rozwijać środowisko technologiczne zgodnie z ich rzeczywistymi potrzebami. Przygotowanie do cyfrowych paszportów produktów może być jednym z powodów, aby przyjrzeć się temu, jak obecnie działają systemy w przedsiębiorstwie.
Bo w świecie cyfrowych paszportów przewagę zyskają nie tylko firmy, które mają dane. Przewagę będą miały te, które potrafią nimi sprawnie zarządzać.
