Nowy CRM, osobna aplikacja do zarządzania projektami, narzędzie do komunikacji, platforma do faktur, system marketing automation, kilka usług do przechowywania plików i kolejne rozwiązanie, które ma usprawnić pracę konkretnego działu. Każde z nich zostało wdrożone z dobrego powodu. Każde miało oszczędzać czas, porządkować procesy albo zwiększać efektywność.
Problem zaczyna się wtedy, gdy nikt nie patrzy już na te rozwiązania jak na jeden ekosystem.
Pracownicy przełączają się między aplikacjami, te same informacje są wpisywane w kilku miejscach, część narzędzi ma podobne funkcje, a firma opłaca subskrypcje, których wykorzystania nikt regularnie nie sprawdza. W efekcie zamiast technologicznego porządku powstaje coraz bardziej skomplikowane środowisko pracy.
To zjawisko określa się jako SaaS sprawl, czyli niekontrolowane rozrastanie się liczby usług i aplikacji wykorzystywanych w organizacji.
Czym właściwie jest SaaS sprawl?
SaaS to skrót od Software as a Service - modelu, w którym oprogramowanie jest udostępniane jako usługa, najczęściej w ramach abonamentu. Firma nie musi samodzielnie instalować i utrzymywać całej infrastruktury aplikacji, ponieważ korzysta z niej przez internet.
To wygodny model, który pozwala szybko wdrażać nowe rozwiązania. Pracownik może znaleźć narzędzie odpowiadające na konkretną potrzebę, założyć konto i rozpocząć pracę praktycznie od razu. W wielu przypadkach nie wymaga to nawet dużego projektu wdrożeniowego.
Właśnie ta łatwość ma jednak drugą stronę.
Poszczególne działy zaczynają wybierać własne aplikacje, często bez sprawdzenia, czy podobne rozwiązanie jest już wykorzystywane w firmie. Jedno narzędzie zostaje wdrożone przez marketing, drugie przez sprzedaż, a trzecie przez zespół operacyjny. Z czasem nikt nie ma pełnego obrazu tego, jakie systemy są używane, kto za nie odpowiada i jakie dane są w nich przechowywane.
SaaS sprawl nie oznacza po prostu, że firma korzysta z wielu aplikacji. Duża organizacja może potrzebować kilkudziesięciu lub kilkuset systemów i zarządzać nimi w sposób uporządkowany. Problemem jest brak kontroli nad ich liczbą, funkcją, kosztami, bezpieczeństwem i powiązaniami z pozostałymi rozwiązaniami.
Dlaczego firma zaczyna korzystać z coraz większej liczby aplikacji?
Najczęściej nie wynika to z jednej dużej decyzji. To efekt wielu małych wyborów podejmowanych w odpowiedzi na bieżące potrzeby.
1. Każdy dział rozwiązuje swoje problemy osobno
Marketing potrzebuje narzędzia do automatyzacji kampanii. Sprzedaż wybiera własny system do zarządzania kontaktami. Dział projektowy wdraża platformę do zadań, a administracja korzysta z kolejnej aplikacji do obiegu dokumentów.
Każda decyzja może być uzasadniona z perspektywy danego zespołu. Nie musi jednak uwzględniać tego, jak nowe rozwiązanie wpłynie na pracę pozostałych działów.
2. Łatwy dostęp do wersji próbnych i darmowych planów
Wiele usług można przetestować bez ponoszenia początkowych kosztów. Pracownicy zakładają konta, sprawdzają funkcje, a następnie część z tych narzędzi zostaje w firmie na stałe.
Zdarza się, że po zakończeniu testów nikt nie wraca do decyzji o subskrypcji. Płatny plan odnawia się automatycznie, mimo że aplikacja jest wykorzystywana sporadycznie albo wcale.
3. Brak centralnej ewidencji oprogramowania
Jeśli firma nie prowadzi rejestru używanych systemów, trudno ustalić, ile faktycznie ma aktywnych subskrypcji, kiedy kończą się umowy i kto odpowiada za poszczególne narzędzia.
Problem narasta szczególnie wtedy, gdy pracownicy odchodzą z firmy, zmieniają stanowiska lub przestają korzystać z określonych aplikacji, ale ich konta i licencje nadal pozostają aktywne.
4. Rozwiązania tymczasowe zostają na lata
Narzędzie wdrożone na potrzeby jednego projektu może z czasem stać się częścią codziennej pracy. Nikt nie analizuje jednak, czy nadal jest potrzebne, czy ma odpowiednie zabezpieczenia i czy nie zostało już zastąpione przez inne rozwiązanie.
W ten sposób technologiczne środowisko firmy rozrasta się bez świadomego planu.
Ukryte koszty, których nie widać na fakturze
Najłatwiej zauważyć koszt samej subskrypcji. Trudniej policzyć wszystkie wydatki i straty czasu wynikające z utrzymywania rozproszonego środowiska.
Powielone licencje i nieużywane konta
Firma może płacić za kilka narzędzi oferujących podobne funkcje. Do tego dochodzą licencje przypisane osobom, które już nie pracują z danym systemem, oraz plany o wyższym zakresie niż rzeczywiście potrzebny.
Dodatkowa praca administracyjna
Każda aplikacja wymaga zarządzania użytkownikami, uprawnieniami, ustawieniami, odnowieniami i dostępem do danych. Im więcej systemów, tym więcej obowiązków związanych z ich obsługą.
Koszty integracji i utrzymania połączeń
Jeśli aplikacje nie współpracują ze sobą, firma musi ręcznie przenosić dane albo zlecać przygotowanie integracji. Takie połączenia również wymagają monitorowania, aktualizacji i utrzymania. Zmiana po stronie jednego dostawcy może wpłynąć na działanie całego procesu.
Straty czasu pracowników
Przełączanie się między wieloma narzędziami, szukanie aktualnych informacji i wielokrotne wprowadzanie tych samych danych zabierają czas, który mógłby zostać przeznaczony na właściwe zadania.
Koszty organizacyjne i bezpieczeństwa
Każdy kolejny system oznacza dodatkowe miejsce, w którym mogą znajdować się dane firmowe, informacje o klientach lub dokumenty wewnętrzne. Trzeba więc kontrolować dostęp, sposób przechowywania informacji, zasady współpracy z dostawcą i procedury odbierania uprawnień.
Nie chodzi o to, że każda aplikacja automatycznie zwiększa ryzyko. Problemem jest brak wiedzy o tym, jakie narzędzia działają w organizacji i kto nad nimi panuje.
Po czym poznać, że Twoja firma ma problem z nadmiarem systemów?
Nie trzeba od razu przeprowadzać dużego audytu, żeby zauważyć pierwsze sygnały. Warto zwrócić uwagę na kilka sytuacji:
-
Pracownicy korzystają z różnych aplikacji do wykonywania tych samych zadań.
-
Te same dane są wprowadzane ręcznie do kilku systemów.
-
Nie ma jednej pewnej odpowiedzi na pytanie, gdzie znajduje się aktualna wersja dokumentu lub informacji o kliencie.
-
Firma regularnie opłaca subskrypcje, ale nie potrafi wskazać ich właścicieli ani rzeczywistego wykorzystania.
-
Dodanie nowego narzędzia wymaga kolejnej integracji lub ręcznego obejścia.
-
Po odejściu pracownika trudno ustalić, do jakich usług miał dostęp.
-
Zespoły tworzą własne sposoby pracy, które nie są widoczne dla pozostałych działów.
-
Nikt nie wie, które aplikacje są krytyczne dla działania firmy.
Pojedynczy sygnał nie musi oznaczać poważnego problemu. Jeśli jednak kilka z nich występuje jednocześnie, warto przyjrzeć się całemu środowisku technologicznemu.
Jak uporządkować aplikacje w firmie? Zacznij od audytu
Pierwszym krokiem nie powinien być zakup kolejnego systemu ani automatyczne rezygnowanie z połowy obecnych subskrypcji. Najpierw trzeba zrozumieć, z czego firma faktycznie korzysta.
1. Przygotuj pełną listę narzędzi
Zbierz informacje o wszystkich wykorzystywanych aplikacjach, platformach i usługach. Warto uwzględnić zarówno rozwiązania kupowane centralnie, jak i te, które poszczególne zespoły uruchomiły samodzielnie.
Pomocne mogą być dane z działu finansowego, faktury, zestawienia subskrypcji, menedżery haseł, systemy logowania oraz rozmowy z pracownikami.
2. Ustal, kto odpowiada za każde rozwiązanie
Każdy system powinien mieć określonego właściciela biznesowego lub technicznego. Taka osoba powinna wiedzieć, do czego narzędzie służy, kto z niego korzysta i czy nadal spełnia swoją funkcję.
3. Sprawdź rzeczywiste wykorzystanie
Sama liczba wykupionych licencji nie mówi, czy aplikacja jest potrzebna. Warto sprawdzić aktywność użytkowników, wykorzystywane funkcje i to, czy narzędzie rzeczywiście usprawnia procesy.
4. Zidentyfikuj powielające się funkcje
Porównaj aplikacje pod kątem zadań, które realizują. Może się okazać, że dwa lub trzy systemy obsługują podobne procesy, choć firma nie potrzebuje wszystkich ich funkcjonalności.
5. Przeanalizuj przepływ danych
Sprawdź, które systemy wymieniają między sobą informacje, gdzie dane są przechowywane i czy nie powstają rozbieżności. Szczególnie ważne są procesy obejmujące sprzedaż, obsługę klienta, zamówienia i finanse.
6. Podejmij decyzję: zostawić, zintegrować, zastąpić czy wyłączyć
Nie każda aplikacja musi zniknąć. Czasem najlepszym rozwiązaniem jest pozostawienie wyspecjalizowanego narzędzia, które dobrze realizuje swoje zadanie. W innych przypadkach warto połączyć funkcje, zmienić system albo zrezygnować z usługi, która nie przynosi firmie realnej wartości.
Czy jedna platforma dla całej firmy to dobre rozwiązanie?
Może się wydawać, że najprostszą odpowiedzią na nadmiar aplikacji jest zastąpienie ich jednym dużym systemem. W praktyce nie zawsze jest to dobry kierunek.
Rozbudowana platforma może ograniczyć liczbę narzędzi, ale jednocześnie wprowadzić nowe ograniczenia. Nie każda organizacja potrzebuje tego samego zestawu funkcji. Niektóre procesy wymagają specjalistycznych rozwiązań, których nie warto zastępować mniej dopasowanymi modułami tylko po to, żeby zmniejszyć liczbę aplikacji.
Istotniejsze od samej liczby systemów jest to, czy tworzą one spójne środowisko.
Dobrze zaprojektowana architektura może obejmować kilka wyspecjalizowanych narzędzi, które wymieniają dane w kontrolowany sposób. Może też opierać się na jednej platformie z dodatkowymi modułami. Wybór zależy od procesów, skali działalności, wymagań bezpieczeństwa i planów rozwoju.
W niektórych firmach uzasadnione będzie również stworzenie dedykowanej aplikacji, która połączy najważniejsze procesy i ograniczy konieczność korzystania z wielu niezależnych usług. Nie jest to jednak rozwiązanie uniwersalne. Trzeba porównać koszty budowy i utrzymania z korzyściami, jakie przyniesie uporządkowanie obecnego środowiska.
Porządek w systemach to nie jednorazowy projekt
Nawet jeśli firma przeprowadzi audyt i uporządkuje swoje aplikacje, problem może wrócić. Nowe potrzeby biznesowe, zmiany w zespołach i pojawiające się na rynku rozwiązania będą stale zachęcać do wdrażania kolejnych narzędzi.
Dlatego warto wprowadzić prostą zasadę: przed zakupem lub uruchomieniem nowej aplikacji należy sprawdzić, czy firma nie ma już rozwiązania realizującego podobne zadanie.
Dobrą praktyką jest także regularny przegląd licencji, uprawnień, kosztów, integracji i rzeczywistego wykorzystania systemów. Szczególną uwagę należy poświęcić usługom, które przechowują dane firmowe lub mają dostęp do kluczowych procesów.
Warto również ustalić jasne zasady dotyczące wdrażania nowych narzędzi. Nie muszą one blokować inicjatywy pracowników. Powinny jednak zapewniać, że nowe rozwiązania są oceniane nie tylko pod kątem wygody jednego zespołu, ale również ich wpływu na całą organizację.
Technologia ma upraszczać pracę, a nie tworzyć kolejne obowiązki
Większa liczba aplikacji nie oznacza automatycznie większej efektywności. Jeśli narzędzia nie współpracują ze sobą, dublują funkcje i wymagają ciągłej obsługi, mogą generować więcej problemów, niż rozwiązują.
Dlatego rozwój technologiczny firmy powinien zaczynać się od analizy procesów i rzeczywistych potrzeb, a nie od wyboru kolejnej popularnej aplikacji.
W Web24 patrzymy na oprogramowanie właśnie w ten sposób - jako na element większego środowiska, które ma wspierać działalność przedsiębiorstwa. Projektujemy dedykowane aplikacje, integrujemy systemy i pomagamy porządkować rozwiązania technologiczne tak, aby odpowiadały na konkretne potrzeby biznesowe.
Bo nie chodzi o to, żeby firma miała jak najwięcej narzędzi. Chodzi o to, żeby każde z nich miało swoje uzasadnione miejsce.
