Produkcja to nie tylko nowoczesne maszyny na hali. To również (a może przede wszystkim) obieg informacji między działem sprzedaży, magazynem, kierownikiem produkcji i księgowością. Co z tego, że maszyny pracują szybko, jeśli zamówienie utknie na dwa dni w biurze? Dziś pokażemy Ci, jak jeden z naszych klientów średniej wielkości polski producent z branży przemysłowej - wyeliminował biurowy chaos i zwiększył wydajność dzięki platformie Web24 SmartFlow.
Wielu właścicieli firm produkcyjnych uważa, że automatyzacja dotyczy tylko wielkich korporacji albo wyłącznie linii montażowych. Nic bardziej mylnego! Największe straty czasu i pieniędzy ukrywają się najczęściej w codziennej, biurowej rutynie. Zobacz, jak poradziliśmy sobie z tym wyzwaniem.
Wyzwanie: "Wąskie gardło" w dziale obsługi klienta i produkcji
Klient, zatrudniający około 80 pracowników producent komponentów stalowych, zgłosił się do nas z typowym problemem: firma rosła, zamówień przybywało, ale zespół przestał nadążać z ich obsługą.
Przed wdrożeniem naszego systemu proces wyglądał tak:
- Handlowiec otrzymywał zamówienie mailowo.
- Ręcznie przepisywał dane klienta i specyfikację do firmowego systemu CRM.
- Następnie musiał stworzyć dokument w Excelu i wysłać go mailem do kierownika produkcji.
- Kierownik produkcji drukował dokument i zanosił na magazyn, by sprawdzić dostępność materiałów.
- Jeśli materiałów brakowało, pisano kolejnego maila do działu zakupów.
Efekt? Zanim zamówienie faktycznie trafiło na halę produkcyjną, mijały średnio 2-3 dni. Dokumenty gubiły się w gąszczu maili, pracownicy byli sfrustrowani ciągłym przepisywaniem tych samych danych, a klienci denerwowali się brakiem informacji o statusie swojego zlecenia.
Rozwiązanie: Web24 SmartFlow wkracza do akcji
Zgodnie z naszą filozofią, nie kazaliśmy klientowi zmieniać systemów, do których pracownicy byli przyzwyczajeni. Zamiast tego, wdrożyliśmy naszą platformę integracyjną Web24 SmartFlow, która działa jak niewidzialny dyrygent i połączyła ze sobą skrzynki mailowe, system CRM, arkusze magazynowe i program księgowy.
Wszystko zaprojektowaliśmy i skonfigurowaliśmy za klienta, nie przerywając pracy jego firmy nawet na godzinę.
Jak proces wygląda teraz, po automatyzacji?
Dziś ten sam proces przypomina dobrze naoliwioną maszynę, a większość pracy wykonuje się "sama":
- Błyskawiczny start: Gdy handlowiec oznacza w systemie CRM zamówienie jako "Wygrane", system Web24 SmartFlow natychmiast, automatycznie generuje zlecenie produkcyjne w formacie PDF.
- Natychmiastowa komunikacja: Plik PDF bez udziału człowieka trafia na odpowiedni kanał komunikatora kierownika produkcji oraz do systemu magazynowego.
- Kontrola zapasów: System sam sprawdza w arkuszach, czy na magazynie jest odpowiednia ilość surowca. Jeśli nie, automatycznie wysyła powiadomienie do działu zakupów z listą braków.
- Spokój klienta: W tym samym czasie klient otrzymuje estetycznego, automatycznego maila: "Dziękujemy, Twoje zamówienie o numerze XYZ właśnie trafiło na produkcję. Przewidywany czas realizacji to...".
Efekty wdrożenia - twarde liczby
Dzięki wdrożeniu automatyzacji z Web24, nasz klient zanotował spektakularne rezultaty już w pierwszym miesiącu od uruchomienia systemu:
| Przed automatyzacją | Po wdrożeniu Web24 SmartFlow | |
| Czas od zamówienia do startu produkcji | 2-3 dni | 15 minut |
| Czas tracony na ręczne przepisywanie danych | ~12 godzin tyg. na pracownika | 0 godzin |
| Błędy w zleceniach | częste | wyeliminowane |
| Powiadomienia dla klientów | pisane ręcznie (często z opóźnieniem) | automatyczne, w czasie rzeczywistym |
Największa korzyść? Klient mógł przyjąć 30% więcej zamówień w kwartale bez konieczności zatrudniania dodatkowych osób do administracji. Zespół odetchnął z ulgą, a firma zaczęła zarabiać więcej.
Zrób to w swojej firmie
Twoja firma również boryka się z chaosem komunikacyjnym, a pracownicy tracą czas na "papierologię"? Nie musisz być ekspertem od IT, aby to zmienić. Ty znasz swój biznes, my znamy się na technologii.
Porozmawiajmy o tym, jak możemy przyspieszyć Twoją produkcję. Skontaktuj się z Web24.com.pl, a przygotujemy dla Ciebie bezpłatny audyt procesów i pokażemy, które z nich możemy zautomatyzować od ręki!
