Dane są nową ropą? Niekoniecznie.
Od lat słyszymy, że dane są najcenniejszym zasobem współczesnych przedsiębiorstw.
Firmy inwestują w systemy ERP, wdrażają CRM, kupują licencje na platformy Business Intelligence, budują hurtownie danych i tworzą kolejne raporty. Wydają setki tysięcy, a czasem miliony złotych na infrastrukturę, która ma pomóc podejmować lepsze decyzje.
Paradoks polega na tym, że mimo tych inwestycji wiele organizacji nadal działa tak, jak kilkanaście lat temu;
Handlowiec prowadzi własny arkusz Excel.
Magazyn ma osobne zestawienia.
Marketing korzysta z innych danych niż sprzedaż.
Produkcja raportuje wyniki w kolejnym systemie.
Zarząd otrzymuje pięć różnych raportów z pięciu różnych źródeł.
W efekcie firma posiada ogromne ilości danych, ale bardzo niewiele wiedzy.
Problem nie polega więc na tym, że przedsiębiorstwa mają za mało informacji. Problem polega na tym, że nie potrafią ich połączyć i wykorzystać.
Dane to nie informacja
To jedna z najważniejszych różnic, którą warto zrozumieć.
Dane są pojedynczymi faktami.
Liczba zamówień.
Wartość faktury.
Stan magazynowy.
Data dostawy.
Liczba reklamacji.
Dopiero odpowiednie zestawienie tych informacji pozwala wyciągnąć wnioski.
Jeszcze wyższym poziomem jest wiedza, czyli umiejętność odpowiedzi na pytanie: „Dlaczego tak się stało i co powinniśmy zrobić dalej?”
To właśnie na tym etapie wiele organizacji zatrzymuje się w pół drogi.
Czym jest Data Silo?
Jednym z największych problemów współczesnych przedsiębiorstw są tzw. Data Silos, czyli silosy danych.
To sytuacja, w której informacje znajdują się w różnych systemach i nie są ze sobą powiązane.
Przykład?
System ERP przechowuje informacje o zamówieniach.
CRM zawiera historię kontaktów z klientem.
Sklep internetowy posiada dane o zakupach.
Platforma marketingowa analizuje kampanie.
Program magazynowy zarządza stanami.
Każdy system działa poprawnie.
Problem pojawia się wtedy, gdy żaden z nich nie "rozmawia" z pozostałymi.
Firma posiada wszystkie potrzebne informacje, ale nie potrafi zobaczyć pełnego obrazu.
ERP, CRM, BI... czyli kto za co odpowiada?
Wiele osób używa tych pojęć zamiennie, choć pełnią zupełnie inne funkcje.
ERP (Enterprise Resource Planning)
To system zarządzający procesami przedsiębiorstwa.
Najczęściej obejmuje:
- finanse,
- księgowość,
- magazyn,
- produkcję,
- zakupy,
- logistykę,
- kadry.
ERP odpowiada przede wszystkim za bieżącą obsługę procesów.
CRM (Customer Relationship Management)
CRM koncentruje się na relacjach z klientami.
Pozwala zarządzać:
- leadami,
- kontaktami,
- ofertami,
- historią współpracy,
- działaniami handlowców,
- obsługą klienta.
CRM odpowiada za proces sprzedaży i budowanie relacji.
Hurtownia danych (Data Warehouse)
Nie jest kolejnym systemem operacyjnym.
To miejsce, w którym dane z różnych źródeł są gromadzone, porządkowane i przygotowywane do analiz.
Dzięki temu można porównywać informacje pochodzące z wielu systemów jednocześnie.
Business Intelligence (BI)
BI odpowiada za analizę danych.
Tworzy raporty.
Dashboardy.
Wskaźniki KPI.
Pomaga zrozumieć, co wydarzyło się w firmie.
Ale samo BI nie rozwiąże problemu złej jakości danych ani ich rozproszenia.
Dlaczego firmy mają dane, których nie wykorzystują?
Powodów jest wiele.
Najczęściej spotykamy kilka z nich.
Dane są rozproszone
Każdy dział korzysta z własnego narzędzia.
Nie istnieje jedno źródło prawdy.
Dane są niekompletne
Handlowcy nie uzupełniają CRM.
Pracownicy zapisują część informacji poza systemem.
Proces nie jest przestrzegany.
Dane są niespójne
Ten sam klient występuje pod kilkoma nazwami.
Produkty mają różne oznaczenia.
Brakuje standardów.
Dane są nieaktualne
Raport pokazuje stan sprzed tygodnia.
A decyzję trzeba podjąć dzisiaj.
Firma zbiera wszystko
To bardzo częsty błąd.
Organizacja gromadzi ogromne ilości informacji tylko dlatego, że "może". Nikt później z nich nie korzysta.
Powstają kolejne raporty.
Kolejne dashboardy.
Kolejne wykresy.
A najważniejsze pytania nadal pozostają bez odpowiedzi.
Czym jest Single Source of Truth?
To koncepcja zakładająca, że firma posiada jedno wiarygodne źródło danych.
Nie oznacza to jednego programu.
Oznacza, że niezależnie od miejsca odczytu informacje są spójne.
Jeżeli sprzedaż wyniosła milion złotych, każdy raport powinien pokazywać tę samą wartość.
Bez konieczności zastanawiania się, która tabela jest aktualna.
AI nie rozwiąże problemu bałaganu
To jeden z największych mitów ostatnich lat.
Firmy często zakładają, że wystarczy wdrożyć sztuczną inteligencję. - Nie wystarczy.
AI potrafi analizować dane.
Potrafi wykrywać zależności.
Potrafi przewidywać trendy.
Ale tylko wtedy, gdy otrzymuje dane odpowiedniej jakości.
Jeżeli organizacja posiada niespójne informacje, algorytmy będą analizowały... niespójne informacje.
Powstanie jedynie bardziej zaawansowana wersja błędnych wniosków.
Dlatego mówi się: Garbage In, Garbage Out.
AI Analytics - co zmienia?
Nowoczesna analityka oparta na AI potrafi zrobić znacznie więcej niż klasyczne raportowanie.
Może:
- wykrywać nietypowe zachowania,
- prognozować sprzedaż,
- identyfikować klientów zagrożonych odejściem,
- przewidywać zapotrzebowanie,
- wykrywać anomalie,
- rekomendować działania,
- automatycznie tworzyć podsumowania raportów.
To ogromna zmiana.
Ale pod jednym warunkiem.
Firma musi najpierw uporządkować swoje dane.
Kiedy hurtownia danych naprawdę ma sens?
Nie każda firma potrzebuje rozbudowanej hurtowni danych.
Jeżeli organizacja zatrudnia kilka osób i korzysta z jednego systemu, jej wdrożenie może być nieuzasadnione.
Sytuacja zmienia się, gdy:
- działa kilka oddziałów,
- funkcjonuje wiele systemów,
- dane pochodzą z różnych źródeł,
- raportowanie zajmuje wiele godzin,
- zarząd potrzebuje przekrojowych analiz.
Wtedy hurtownia danych często staje się fundamentem dalszej cyfryzacji.
Najczęstsze błędy
Największym błędem nie jest brak danych.
Największym błędem jest brak strategii.
Firmy często:
- kupują kolejne systemy zamiast integrować obecne,
- tworzą dziesiątki raportów, z których nikt nie korzysta,
- analizują wszystko zamiast najważniejszych wskaźników,
- wdrażają AI bez przygotowania danych,
- nie posiadają właścicieli odpowiedzialnych za jakość danych.
Jak przygotować firmę?
Warto zacząć od prostych pytań.
- Skąd pochodzą nasze dane?
- Czy są spójne?
- Czy wiemy, która wersja jest prawidłowa?
- Kto odpowiada za ich jakość?
- Czy wszystkie raporty są rzeczywiście wykorzystywane?
- Czy dane pomagają podejmować decyzje?
Jeżeli na część tych pytań trudno odpowiedzieć, prawdopodobnie warto zacząć od uporządkowania informacji, zanim organizacja rozpocznie kolejne inwestycje.
Jak wygląda to w Web24?
W wielu projektach okazuje się, że największym wyzwaniem nie jest stworzenie nowego systemu.
Największym wyzwaniem jest połączenie tego, co już istnieje.
Integrujemy ERP, CRM, sklepy internetowe, platformy B2B, systemy magazynowe i aplikacje dedykowane tak, aby dane mogły swobodnie przepływać pomiędzy nimi.
Dopiero wtedy można budować nowoczesną analitykę, automatyzację procesów czy rozwiązania oparte na sztucznej inteligencji.
Bo AI nie zastąpi dobrze zaprojektowanej architektury danych.
Może natomiast w pełni wykorzystać jej potencjał.
Podsumowanie
Największą wartością przedsiębiorstwa nie są dane.
Największą wartością jest umiejętność ich wykorzystania.
Firmy, które potrafią połączyć informacje z wielu źródeł, zadbać o ich jakość i zamienić je w praktyczne decyzje biznesowe, zyskują przewagę, której nie da się kupić samą licencją na kolejne oprogramowanie.
W świecie AI wygrywają nie ci, którzy posiadają najwięcej danych.
Wygrywają ci, którzy potrafią z nich zrobić użytek.
