Productie is niet alleen moderne machines op de werkvloer. Het is ook (en misschien vooral) de informatiestroom tussen de verkoopafdeling, het magazijn, de productiemanager en de boekhouding. Wat heb je eraan dat machines snel werken als een bestelling twee dagen op kantoor blijft liggen? Vandaag laten we je zien hoe een van onze klanten – een middelgrote Poolse producent in de industriële sector – de kantoorchaos heeft geëlimineerd en de productiviteit heeft verhoogd dankzij het Web24 SmartFlow-platform.
Veel eigenaren van productiebedrijven denken dat automatisering alleen voor grote corporaties is of uitsluitend voor productielijnen. Niets is minder waar! De grootste tijd- en geldverliezen zitten meestal verborgen in de dagelijkse kantoorroutine. Kijk hoe wij deze uitdaging hebben aangepakt.
Uitdaging: "Knelpunt" in de klantenservice en productie
De klant, die ongeveer 80 medewerkers in dienst heeft en stalen componenten produceert, kwam naar ons met een typisch probleem: het bedrijf groeide, het aantal orders nam toe, maar het team kon de afhandeling niet meer bijbenen.
Vóór de implementatie van ons systeem zag het proces er zo uit:
- De accountmanager ontving de bestelling per e-mail.
- Hij typte handmatig de klantgegevens en specificatie over in het bedrijfs-CRM.
- Vervolgens moest hij een document in Excel maken en dit per e-mail naar de productiemanager sturen.
- De productiemanager printte het document en bracht het naar het magazijn om de beschikbaarheid van materialen te controleren.
- Als er materialen ontbraken, werd er nog een e-mail naar de inkoopafdeling gestuurd.
Het effect? Voordat de bestelling daadwerkelijk de productievloer bereikte, gingen er gemiddeld 2-3 dagen voorbij. Documenten raakten zoek in de e-mailstroom, medewerkers raakten gefrustreerd door het steeds weer opnieuw overtikken van dezelfde gegevens en klanten ergerden zich aan het gebrek aan informatie over de status van hun order.
Oplossing: Web24 SmartFlow komt in actie
Conform onze filosofie lieten we de klant zijn systemen, waarmee medewerkers vertrouwd waren, niet veranderen. In plaats daarvan implementeerden we ons integratieplatform Web24 SmartFlow, dat als een onzichtbare dirigent werkt en mailboxen, het CRM-systeem, magazijnspreadsheets en het boekhoudprogramma met elkaar verbond.
Wij hebben alles voor de klant ontworpen en geconfigureerd, zonder het werk van zijn bedrijf ook maar een uur te onderbreken.
Hoe ziet het proces er nu uit, na de automatisering?
Vandaag lijkt datzelfde proces op een goed geoliede machine en wordt het meeste werk "vanzelf" gedaan:
- Bliksemsnelle start: Zodra de accountmanager een order in het CRM als "Gewonnen" markeert, genereert Web24 SmartFlow onmiddellijk en automatisch een productiebestelling in PDF-formaat.
- Onmiddellijke communicatie: Het PDF-bestand komt zonder menselijke tussenkomst terecht in het juiste kanaal van de messenger van de productiemanager en in het magazijnsysteem.
- Voorraadcontrole: Het systeem controleert zelf in de spreadsheets of er voldoende grondstof op voorraad is. Zo niet, dan stuurt het automatisch een melding naar de inkoopafdeling met een lijst van tekorten.
- Gemoedsrust voor de klant: Tegelijkertijd ontvangt de klant een nette, automatische e-mail: "Bedankt, je bestelling met nummer XYZ is zojuist naar de productie gegaan. De verwachte doorlooptijd is...".
Implementatieresultaten – harde cijfers
Dankzij de automatisering met Web24 boekte onze klant al in de eerste maand na de ingebruikname van het systeem spectaculaire resultaten:
| Vóór automatisering | Na implementatie van Web24 SmartFlow | |
| Tijd van bestelling tot start productie | 2-3 dagen | 15 minuten |
| Tijd verloren aan handmatig overtikken van gegevens | ~12 uur per week per medewerker | 0 uur |
| Fouten in orders | vaak | uitgebannen |
| Meldingen voor klanten | handmatig opgesteld (vaak met vertraging) | automatisch, in realtime |
De grootste winst? De klant kon in een kwartaal 30% meer orders aannemen zonder extra administratief personeel aan te nemen. Het team haalde opgelucht adem en het bedrijf ging meer verdienen.
Doe dit in jouw bedrijf
Kampt jouw bedrijf ook met communicatiechaos en verliezen medewerkers tijd aan "papierwerk"? Je hoeft geen IT-expert te zijn om dat te veranderen. Jij kent je business, wij kennen de technologie.
Laten we praten over hoe we jouw productie kunnen versnellen. Neem contact op met Web24.com.pl, dan verzorgen we een gratis procesaudit voor je en laten we zien welke processen we direct kunnen automatiseren!
