Tuotanto ei ole vain nykyaikaisia koneita hallissa. Se on myös (ja ehkä ennen kaikkea) tiedonkulkua myynnin, varaston, tuotantopäällikön ja taloushallinnon välillä. Mitä hyötyä on nopeasti käyvästä koneesta, jos tilaus jumittaa kaksi päivää toimistossa? Tänään näytämme, miten eräs asiakkaamme – keskisuuri puolalainen teollisuusalan valmistaja – poisti toimistokaaoksen ja lisäsi tehokkuutta Web24 SmartFlow -alustan avulla.
Monet tuotantoyritysten omistajat ajattelevat, että automaatio koskee vain suuryrityksiä tai pelkästään kokoonpanolinjoja. Mikään ei voisi olla kauempana totuudesta! Suurimmat aika- ja rahahävikit piilevät useimmiten toimiston jokapäiväisessä rutiinissa. Katso, miten ratkaisimme tämän haasteen.
Haaste: "Pullonkaula" asiakaspalvelussa ja tuotannossa
Asiakas – noin 80 henkilöä työllistävä teräskomponenttien valmistaja – otti meihin yhteyttä tyypillisen ongelman kanssa: yritys kasvoi, tilausten määrä lisääntyi, mutta tiimi ei enää pysynyt niiden käsittelyn tahdissa.
Ennen järjestelmämme käyttöönottoa prosessi näytti tältä:
- Myyjä sai tilauksen sähköpostitse.
- Hän syötti manuaalisesti asiakkaan tiedot ja spesifikaation yrityksen CRM-järjestelmään.
- Seuraavaksi hänen piti luoda Excel-asiakirja ja lähettää se sähköpostilla tuotantopäällikölle.
- Tuotantopäällikkö tulosti asiakirjan ja vei sen varastoon tarkistaakseen materiaalien saatavuuden.
- Jos materiaaleja puuttui, lähetettiin uusi sähköposti osto-osastolle.
Seurauksena oli, että ennen kuin tilaus tosiasiassa päätyi tuotantohalliin, kului keskimäärin 2–3 päivää. Asiakirjat hukkuivat sähköpostitulvaan, työntekijöitä turhautti samojen tietojen toistuva näppäily, ja asiakkaat hermostuivat, kun he eivät saaneet tietoa toimeksiantonsa tilasta.
Ratkaisu: Web24 SmartFlow astuu peliin
Filosofiamme mukaisesti emme vaatineet asiakasta vaihtamaan järjestelmiä, joihin henkilöstö oli tottunut. Sen sijaan otimme käyttöön integraatioalustamme Web24 SmartFlow’n, joka toimii kuin näkymätön kapellimestari ja yhdisti postilaatikot, CRM-järjestelmän, varaston taulukot ja kirjanpito-ohjelman.
Suunnittelimme ja konfiguroimme kaiken asiakkaan puolesta keskeyttämättä yrityksen toimintaa edes tunniksi.
Miltä prosessi näyttää nyt, automaation jälkeen?
Nykyään sama prosessi muistuttaa hyvin öljyttyä konetta, ja suurin osa työstä hoituu "itsestään":
- Salamastartti: Kun myyjä merkitsee CRM-järjestelmässä tilauksen "Voitettu", järjestelmä Web24 SmartFlow luo välittömästi automaattisesti tuotantotilauksen PDF-muodossa.
- Välitön viestintä: PDF-tiedosto siirtyy ilman ihmisen osallistumista oikeaan kanavaan tuotantopäällikön viestintäsovelluksessa sekä varastojärjestelmään.
- Varastosaldojen hallinta: Järjestelmä tarkistaa itse taulukoista, onko varastossa riittävästi raaka-ainetta. Ellei ole, se lähettää automaattisesti ilmoituksen osto-osastolle puutelistan kanssa.
- Asiakkaan mielenrauha: Samalla asiakas saa tyylikkään, automaattisen sähköpostin: "Kiitos, tilauksesi numero XYZ on juuri siirtynyt tuotantoon. Arvioitu toteutusaika on...".
Tulokset – kovia lukuja
Web24-automaatio käyttöönoton ansiosta asiakkaamme saavutti näyttäviä tuloksia jo ensimmäisen kuukauden aikana järjestelmän käynnistyksestä:
| Ennen automaatiota | Web24 SmartFlow’n käyttöönoton jälkeen | |
| Aika tilauksesta tuotannon aloitukseen | 2–3 päivää | 15 minuuttia |
| Aika, joka kului manuaaliseen tietojen näppäilyyn | ~12 tuntia/vk työntekijää kohden | 0 tuntia |
| Virheet toimeksiannoissa | yleisiä | eliminoitu |
| Ilmoitukset asiakkaille | kirjoitettu käsin (usein viiveellä) | automaattiset, reaaliaikaiset |
Suurin hyöty? Asiakas pystyi ottamaan vastaan 30% enemmän tilauksia neljänneksessä ilman, että hallintoon tarvitsi palkata lisähenkilöstöä. Tiimi huokaisi helpotuksesta, ja yritys alkoi ansaita enemmän.
Tee sama omassa yrityksessäsi
Kampailleeko yrityksesi myös viestintäkaaoksen kanssa, ja tuhlaavatko työntekijät aikaansa "paperihommiin"? Sinun ei tarvitse olla IT-asiantuntija muuttaaksesi tätä. Sinä tunnet liiketoimintasi, me tunnemme teknologian.
Puhutaan siitä, miten voimme vauhdittaa tuotantoasi. Ota yhteyttä Web24.com.pl-osoitteeseen, niin teemme sinulle maksuttoman prosessiauditoinnin ja näytämme, mitkä niistä voimme automatisoida saman tien!
