Onko data uusi öljy? Ei välttämättä.
Meille on jo pitkään toitotettu, että data on nykyaikaisten yritysten arvokkain resurssi.
Yritykset investoivat ERP-järjestelmiin, ottavat käyttöön CRM:n, ostavat Business Intelligence -alustojen lisenssejä, rakentavat tietovarastoja ja tekevät yhä uusia raportteja. Ne käyttävät satojatuhansia ja joskus miljoonia euroja infrastruktuuriin, joka on tarkoitettu auttamaan parempien päätösten tekemisessä.
Paradoksi on siinä, että näistä investoinneista huolimatta monet organisaatiot toimivat edelleen niin kuin vuosikymmeniä sitten;
Myyjä pitää omaa Excel-taulukkoaan.
Varastolla on omat koontinsa.
Markkinointi käyttää eri dataa kuin myynti.
Tuotanto raportoi tuloksensa eri järjestelmässä.
Johto saa viisi erilaista raporttia viideltä eri lähteeltä.
Tämän seurauksena yrityksellä on valtavat määrät dataa, mutta hyvin vähän tietoa.
Ongelma ei siis ole se, että yrityksillä olisi liian vähän tietoa. Ongelma on siinä, etteivät ne osaa yhdistää ja hyödyntää sitä.
Data ei ole sama kuin informaatio
Tämä on yksi tärkeimmistä eroista, joka kannattaa ymmärtää.
Data on yksittäisiä faktoja.
Tilauksien määrä.
Laskun arvo.
Varastotilanne.
Toimituspäivämäärä.
Reklamaatioiden määrä.
Vasta sopiva näiden tietojen yhdistelmä mahdollistaa johtopäätösten tekemisen.
Edelleen korkeampi taso on tieto, eli kyky vastata kysymykseen: ”Miksi näin tapahtui ja mitä meidän pitäisi tehdä seuraavaksi?”
Juuri tässä vaiheessa monet organisaatiot jäävät puoliväliin.
Mitä ovat data-silot?
Yksi suurimmista nykyritysten ongelmista ovat niin kutsutut data-silot, eli tiedonsiilot.
Se on tilanne, jossa tieto on eri järjestelmissä eikä ole linkittynyt toisiinsa.
Esimerkki?
ERP-järjestelmä tallentaa tiedot tilauksista.
CRM sisältää asiakaskontaktien historian.
Verkkokauppa pitää kirjaa ostotiedoista.
Markkinointialusta analysoi kampanjoita.
Varastojärjestelmä hallinnoi varastotasoja.
Jokainen järjestelmä toimii oikein.
Ongelma syntyy, kun mikään niistä ei ”puhu” muiden kanssa.
Yrityksellä on kaikki tarvittavat tiedot, mutta se ei näe kokonaiskuvaa.
ERP, CRM, BI... kuka vastaa mistä?
Monet käyttävät näitä termejä toistensa synonyymeinä, vaikka ne palvelevat täysin eri tarkoituksia.
ERP (Enterprise Resource Planning)
Se on yrityksen prosesseja hallinnoiva järjestelmä.
Yleensä siihen kuuluu:
- talous,
- kirjanpito,
- varasto,
- tuotanto,
- hankinnat,
- logistiikka,
- henkilöstöhallinto.
ERP vastaa ennen kaikkea päivittäisten prosessien hoitamisesta.
CRM (Customer Relationship Management)
CRM keskittyy asiakassuhteisiin.
Sen avulla hallitaan:
- liidejä,
- kontakteja,
- tarjouksia,
- yhteistyöhistoriaa,
- myyntitiimin toimia,
- asiakaspalvelua.
CRM vastaa myyntiprosessista ja suhteiden rakentamisesta.
Tietovarasto (Data Warehouse)
Se ei ole uusi operatiivinen järjestelmä.
Se on paikka, johon eri lähteistä tuleva data kerätään, järjestetään ja valmistellaan analysoitavaksi.
Tämän ansiosta voidaan verrata tietoja, jotka tulevat useista järjestelmistä samanaikaisesti.
Business Intelligence (BI)
BI vastaa datan analysoinnista.
Se luo raportteja.
Dashboardeja.
KPI-mittareita.
Se auttaa ymmärtämään, mitä yrityksessä on tapahtunut.
Mutta pelkkä BI ei ratkaise huonon datan laatua eikä sen hajautuneisuutta.
Miksi yrityksillä on dataa, jota ne eivät käytä?
Syyjä on monia.
Yleisimmin kohtaamme muutamia toistuvia syitä.
Data on hajallaan
Jokainen osasto käyttää omaa työkaluaan.
Ei ole yhtä totuuden lähdettä.
Data on puutteellista
Myyjät eivät täydennä CRM:ää.
Työntekijät tallentavat osan tiedoista järjestelmän ulkopuolelle.
Prosessia ei noudateta.
Data on epäjohdonmukaista
Sama asiakas esiintyy useilla eri nimillä.
Tuotteilla on erilaisia tunnisteita.
Standardeja puuttuu.
Data on vanhentunutta
Raportti näyttää tilanteen viikko sitten.
Mutta päätös pitää tehdä tänään.
Yritys kerää kaikkea
Tämä on hyvin yleinen virhe.
Organisaatio kerää valtavia määriä tietoa vain siksi, että se voi. Kukaan ei myöhemmin hyödynnä niitä.
Syntyy yhä uusia raportteja.
Uusia dashboardeja.
Uusia kaavioita.
Ja tärkeimmät kysymykset pysyvät silti vastaamatta.
Mitä on Single Source of Truth?
Kyse on konseptista, jonka mukaan yrityksellä on yksi luotettava datalähde.
Se ei tarkoita yhtä ohjelmaa.
Se tarkoittaa, että riippumatta siitä, mistä lukee, tiedot ovat yhdenmukaisia.
Jos myynti oli miljoona euroa, jokaisen raportin pitäisi näyttää sama arvo.
Ilman tarvetta pohtia, mikä taulu on ajantasainen.
AI ei ratkaise sekasortoa
Tämä on yksi viime vuosien suurimmista myyteistä.
Yritykset olettavat usein, että riittää ottaa käyttöön tekoäly. - Ei riitä.
AI osaa analysoida dataa.
Se tunnistaa riippuvuuksia.
Se voi ennustaa trendejä.
Mutta vain silloin, kun se saa laadukasta dataa.
Jos organisaation tiedot ovat epäjohdonmukaisia, algoritmit analysoivat... epäjohdonmukaista tietoa.
Tuloksena on vain kehittyneempi versio virheellisistä johtopäätöksistä.
Siksi sanotaan: Garbage In, Garbage Out.
AI-analytiikka – mitä se muuttaa?
Moderni analytiikka, joka pohjautuu AI:hin, osaa tehdä huomattavasti enemmän kuin perinteinen raportointi.
Se voi:
- tunnistaa poikkeavaa käyttäytymistä,
- ennustaa myyntiä,
- tunnistaa asiakkaita, jotka ovat vaarassa lähteä,
- ennustaa kysyntää,
- havaita anomalioita,
- suositella toimenpiteitä,
- luoda automaattisesti raporttien yhteenvetoja.
Se on valtava muutos.
Mutta yhdellä ehdolla.
Yrityksen täytyy ensin järjestää datansa.
Milloin tietovarasto todella kannattaa?
Kaikki yritykset eivät tarvitse laajaa tietovarastoa.
Jos organisaatiossa on vain muutama henkilö ja käytössä yksi järjestelmä, sen käyttöönotto voi olla perusteetonta.
Tilanne muuttuu, kun:
- toimintoja on useissa yksiköissä,
- monia järjestelmiä on käytössä,
- data tulee useista eri lähteistä,
- raportointi vie useita tunteja,
- johto tarvitsee läpileikkaavia analyysejä.
Silloin tietovarasto usein muodostuu jatkokehityksen ja digitalisaation perustaksi.
Yleisimmät virheet
Suurin virhe ei ole datan puute.
Suurin virhe on strategian puute.
Yritykset usein:
- ostavat uusia järjestelmiä integroinnin sijaan,
- tuottavat kymmeniä raportteja, joita kukaan ei käytä,
- analysoivat kaikkea sen sijaan, että keskittyisivät tärkeimpiin mittareihin,
- ottavat tekoälyn käyttöön ilman datan valmistelua,
- eivät nimeä vastuuhenkilöitä datan laadusta.
Miten valmistaudutaan?
Kannattaa aloittaa yksinkertaisilla kysymyksillä.
- Mistä datamme tulee?
- Onko se yhdenmukaista?
- Tiedämmekö, mikä versio on oikea?
- Kuka vastaa datan laadusta?
- Käytetäänkö kaikkia raportteja todella?
- Auttaako data päätöksenteossa?
Jos näihin kysymyksiin on vaikea vastata, kannattaa todennäköisesti järjestää tiedot ennen kuin organisaatio tekee uusia investointeja.
Miten Web24 tekee sen?
Monissa projekteissa suurin haaste ei ole uuden järjestelmän rakentaminen.
Suurin haaste on yhdistää jo olemassa oleva.
Me integroidamme ERP:n, CRM:n, verkkokaupat, B2B-alustat, varastojärjestelmät ja räätälöidyt sovellukset niin, että data voi virrata vapaasti niiden välillä.
Vasta tämän jälkeen voi rakentaa modernia analytiikkaa, prosessien automaatiota ja tekoälypohjaisia ratkaisuja.
Sillä AI ei korvaa hyvin suunniteltua data-arkkitehtuuria.
Se voi kuitenkin hyödyntää sen koko potentiaalin.
Yhteenveto
Arvokkain asia yritykselle ei ole itse data.
Arvokkain asia on kyky hyödyntää sitä.
Yritykset, jotka osaavat yhdistää tiedot monista lähteistä, huolehtia niiden laadusta ja muuttaa ne käytännön liiketoimintapäätöksiksi, saavat etulyöntiaseman, jota ei voi ostaa pelkällä lisenssillä uudesta ohjelmistosta.
AI-maailmassa eivät voita ne, joilla on eniten dataa.
Voittavat ne, jotka osaavat hyödyntää sitä.
