Tillverkning handlar inte bara om moderna maskiner i produktionshallen. Det är också (och kanske framför allt) informationsflödet mellan försäljningsavdelningen, lagret, produktionschefen och ekonomin. Vad spelar det för roll att maskinerna arbetar snabbt om en beställning fastnar i två dagar på kontoret? I dag visar vi hur en av våra kunder – en medelstor polsk tillverkare inom industribranschen – eliminerade kontorskaoset och ökade produktiviteten tack vare plattformen Web24 SmartFlow.
Många ägare av tillverkningsföretag anser att automatisering bara gäller stora koncerner eller enbart monteringslinjer. Inget kan vara mer fel! De största tids- och pengaförlusterna döljer sig oftast i den vardagliga, administrativa rutinen. Se hur vi tog oss an denna utmaning.
Utmaning: "Flaskhals" i kundservice och produktion
Kunden, som sysselsätter cirka 80 anställda och producerar ståldetaljer, vände sig till oss med ett typiskt problem: företaget växte, antalet beställningar ökade, men teamet hann inte längre med att hantera dem.
Före införandet av vårt system såg processen ut så här:
- Säljaren fick beställningen via e‑post.
- Han skrev manuellt in kunduppgifter och specifikation i företagets CRM‑system.
- Därefter behövde han skapa ett dokument i Excel och skicka det via e‑post till produktionschefen.
- Produktionschefen skrev ut dokumentet och gick till lagret för att kontrollera materialtillgången.
- Om material saknades skickades ytterligare ett mejl till inköpsavdelningen.
Resultat? Innan beställningen faktiskt nådde produktionshallen gick det i genomsnitt 2–3 dagar. Dokument försvann i mängden mejl, medarbetarna var frustrerade över att ständigt skriva in samma uppgifter, och kunderna irriterades över bristen på information om statusen för sina ärenden.
Lösning: Web24 SmartFlow rycker in
Enligt vår filosofi bad vi inte kunden byta ut system som medarbetarna var vana vid. I stället implementerade vi vår integrationsplattform Web24 SmartFlow, som fungerar som en osynlig dirigent och kopplade samman e‑postlådor, CRM‑system, lagerkalkylblad och ekonomiprogram.
Allt designade och konfigurerade vi åt kunden utan att avbryta företagets arbete ens en timme.
Hur ser processen ut nu, efter automatiseringen?
I dag påminner samma process om en väloljad maskin, och det mesta görs "av sig självt":
- Blixtsnabb start: När säljaren markerar en affär i CRM‑systemet som "Vunnen" genererar Web24 SmartFlow omedelbart och automatiskt en produktionsorder i PDF‑format.
- Omedelbar kommunikation: PDF‑filen skickas utan mänsklig inblandning till rätt kanal i produktionschefens kommunikationsverktyg samt till lagersystemet.
- Lagerkontroll: Systemet kontrollerar själv i kalkylbladen om det finns tillräcklig mängd råvara i lager. Om inte, skickas automatiskt en avisering till inköpsavdelningen med en lista över bristerna.
- Lugna kunder: Samtidigt får kunden ett snyggt, automatiskt mejl: "Tack, din beställning med nummer XYZ har precis gått till produktion. Beräknad leveranstid är...".
Resultat av införandet – hårda siffror
Tack vare automatiseringen med Web24 noterade vår kund spektakulära resultat redan under den första månaden efter driftsättning:
| Före automatisering | Efter införandet av Web24 SmartFlow | |
| Tid från beställning till produktionsstart | 2–3 dagar | 15 minuter |
| Tid som går åt till manuell inmatning | ~12 tim/vecka per anställd | 0 timmar |
| Fel i order | vanliga | eliminerade |
| Aviseringar till kunder | skrevs manuellt (ofta försenade) | automatiska, i realtid |
Den största fördelen? Kunden kunde ta emot 30% fler beställningar under kvartalet utan att behöva anställa extra administrativ personal. Teamet drog en lättnadens suck och företaget började tjäna mer.
Gör det i ditt företag
Kämpar ditt företag också med kommunikationskaos, och lägger medarbetarna tid på "pappersarbete"? Du behöver inte vara IT‑expert för att ändra på det. Du kan din verksamhet, vi kan teknik.
Låt oss prata om hur vi kan snabba upp din produktion. Kontakta Web24.com.pl så förbereder vi en kostnadsfri processgenomlysning åt dig och visar vilka delar vi kan automatisera direkt!
