Výroba nie je len o moderných strojoch na hale. Je to aj (a možno predovšetkým) obeh informácií medzi oddelením predaja, skladom, vedúcim výroby a účtovníctvom. Načo je, že stroje pracujú rýchlo, ak objednávka uviazne na dva dni v kancelárii? Dnes ti ukážeme, ako jeden z našich klientov – stredne veľký poľský výrobca v priemyselnom odvetví – odstránil kancelársky chaos a zvýšil produktivitu vďaka platforme Web24 SmartFlow.
Mnohí majitelia výrobných firiem si myslia, že automatizácia sa týka len veľkých korporácií alebo výlučne montážnych liniek. Nič nemôže byť ďalej od pravdy! Najväčšie straty času a peňazí sa často skrývajú v každodennej kancelárskej rutine. Pozri sa, ako sme si s touto výzvou poradili.
Výzva: „Úzke hrdlo“ v oddelení obsluhy zákazníka a vo výrobe
Klient, zamestnávajúci približne 80 zamestnancov – výrobca oceľových komponentov – sa na nás obrátil s typickým problémom: firma rástla, pribúdalo objednávok, ale tím prestal stíhať ich spracovanie.
Pred nasadením nášho systému proces vyzeral tak:
- Obchodník dostal objednávku e-mailom.
- Ručne prepisoval údaje zákazníka a špecifikáciu do firemného systému CRM.
- Následne musel vytvoriť dokument v Exceli a poslať ho e-mailom vedúcemu výroby.
- Vedúci výroby dokument vytlačil a odniesol do skladu, aby overil dostupnosť materiálov.
- Ak materiály chýbali, písal sa ďalší e-mail na oddelenie nákupu.
Výsledok? Kým sa objednávka reálne dostala na výrobnú halu, uplynuli v priemere 2–3 dni. Dokumenty sa strácali v záplave e-mailov, zamestnanci boli frustrovaní neustálym prepisovaním tých istých údajov a zákazníci sa hnevali na nedostatok informácií o stave svojej zákazky.
Riešenie: Web24 SmartFlow prichádza na scénu
V súlade s našou filozofiou sme klientovi neprikazovali meniť systémy, na ktoré boli zamestnanci zvyknutí. Namiesto toho sme nasadili našu integračnú platformu Web24 SmartFlow, ktorá funguje ako neviditeľný dirigent a prepojila e-mailové schránky, systém CRM, skladové hárky a účtovný program.
Všetko sme za klienta navrhli a nakonfigurovali bez toho, aby sme prerušili chod jeho firmy čo i len na hodinu.
Ako proces vyzerá teraz, po automatizácii?
Dnes ten istý proces pripomína dobre premazaný stroj a väčšinu práce vykonáva „sám“:
- Bleskový štart: Keď obchodník označí v systéme CRM objednávku ako „Vyhrané“, systém Web24 SmartFlow okamžite, automaticky vygeneruje výrobnú zákazku vo formáte PDF.
- Okamžitá komunikácia: Súbor PDF bez zásahu človeka smeruje do príslušného kanála komunikátora vedúcieho výroby a do skladového systému.
- Kontrola zásob: Systém sám overí v hárkoch, či je na sklade dostatočné množstvo suroviny. Ak nie, automaticky odošle upozornenie na oddelenie nákupu so zoznamom chýbajúcich položiek.
- Pokoj zákazníka: Zároveň zákazník dostane estetický, automatický e-mail: „Ďakujeme, vaša objednávka číslo XYZ práve zamierila do výroby. Predpokladaný čas realizácie je...“.
Výsledky nasadenia – tvrdé čísla
Vďaka zavedeniu automatizácie s Web24 náš klient zaznamenal už v prvom mesiaci po spustení systému spektakulárne výsledky:
| Pred automatizáciou | Po nasadení Web24 SmartFlow | |
| Čas od objednávky po štart výroby | 2–3 dni | 15 minút |
| Čas stratený ručným prepisovaním údajov | ~12 hodín týždenne na zamestnanca | 0 hodín |
| Chyby v zákazkách | časté | eliminované |
| Notifikácie pre zákazníkov | písané ručne (často s oneskorením) | automatické, v reálnom čase |
Najväčší prínos? Klient mohol prijať o 30 % viac objednávok za štvrťrok bez potreby prijímať ďalších administratívnych pracovníkov. Tím si vydýchol a firma začala zarábať viac.
Urob to vo svojej firme
Tvoja firma sa tiež borí s komunikačným chaosom a zamestnanci strácajú čas na „papierovanie“? Nemusíš byť IT expert, aby si to zmenil. Ty poznáš svoj biznis, my sa vyznáme v technológiách.
Porozprávajme sa o tom, ako môžeme zrýchliť tvoju výrobu. Kontaktuj sa s Web24.com.pl a pripravíme pre teba bezplatný audit procesov a ukážeme, ktoré z nich vieme zautomatizovať okamžite!
