De ce plătesc prea mult majoritatea companiilor pentru site-uri după lansarea acestora?
Un site poate avea un preț rezonabil la început, iar apoi să golească în mod regulat bugetul companiei. Nu pentru că internetul ar fi scump. Ci adesea pentru că, atunci când se stabilește prețul proiectului, toată lumea se concentrează pe lansarea site-ului, iar mult mai puțini se întreabă cât va costa dezvoltarea, întreținerea și modificarea acestuia în următorii ani.
Imaginează-ți două companii. Ambele au comandat site-uri cu funcționalități similare. Prima a plătit mai mult pentru realizare. A doua a ales oferta mai ieftină.
După un an, prima își actualizează singură conținutul, adaugă fără probleme pagini noi, iar modificările funcționale se realizează fără a reconstrui jumătate din site. Pentru fiecare modificare, a doua contactează furnizorul, așteaptă o estimare și se întreabă de ce o schimbare aparent simplă costă cât un proiect mic.
După trei ani, diferența poate fi și mai mare. După cinci ani, prețul inițial al implementării poate conta prea puțin pentru a determina care investiție s-a dovedit mai avantajoasă.
Tocmai de aceea merită să privești site-ul ca pe un produs care va evolua și se va schimba odată cu compania, nu ca pe o achiziție unică.
Prețul implementării nu este costul total al site-ului
Când comanzi un site, cel mai ușor este să compari ceea ce apare în ofertă: designul grafic, numărul de pagini, funcționalitățile incluse, termenul de realizare și prețul.
Problema este că oferta descrie, de regulă, în primul rând costul creării soluției. Nu prezintă întotdeauna costul total al deținerii acesteia în anii următori.
În practică, trebuie să iei în calcul, printre altele:
-
găzduirea, domeniul, certificatele și infrastructura;
-
actualizările sistemului, pluginurilor, bibliotecilor și componentelor;
-
asistența tehnică, monitorizarea și securitatea;
-
remedierea erorilor și adaptarea site-ului la schimbările tehnologice;
-
adăugarea de funcționalități, integrări și pagini noi;
-
munca persoanelor responsabile de conținut;
-
testarea modificărilor înainte de publicare;
-
eventuala migrare la un alt sistem sau la un alt furnizor.
Acestea sunt elemente ale costului total de deținere, cunoscut sub denumirea de TCO (Total Cost of Ownership). În cazul unui site, contează nu doar cât a costat la început, ci și câți bani și cât timp va consuma pe întreaga durată de utilizare.
Nu orice site va genera toate costurile menționate. Un site de prezentare simplu și un portal complex, cu integrări, cont de client sau magazin online, au nevoi complet diferite. Mecanismul rămâne însă similar: deciziile luate în timpul proiectării influențează cheltuielile ulterioare.
1. Costuri de întreținere care nu au fost incluse în buget
Viața unui site nu se încheie în ziua publicării. Din acel moment începe exploatarea sa.
Trebuie să ai grijă de actualizări, securitate, copii de rezervă, disponibilitate, compatibilitatea cu browserele și funcționarea corectă a formularelor sau integrărilor. În funcție de tehnologiile folosite, volumul obligațiilor poate fi redus sau destul de mare.
Faptul că ai găzduire nu înseamnă că cineva monitorizează site-ul, reacționează la întreruperi și verifică dacă actualizările au provocat probleme.
Costurile cresc mai ales atunci când site-ul se bazează pe un număr mare de extensii, componente neactualizate sau soluții pe care nimeni nu vrea să le atingă de teamă să nu provoace o defecțiune.
În astfel de situații, o actualizare aparent obișnuită poate necesita analiză, testare, remedieri și muncă suplimentară de programare.
Nu este vorba ca întreținerea site-ului să fie gratuită. Important este ca domeniul și costul acesteia să fie cunoscute, justificate și adecvate nevoilor reale.
2. Fiecare modificare costă mai mult decât ar trebui
La început, totul pare simplu. Compania vrea să schimbe ordinea secțiunilor, să adauge un serviciu nou, să refacă formularul sau să integreze site-ul cu CRM-ul.
Din perspectiva afacerii, este o modificare minoră. Din punct de vedere tehnic, însă, se poate dovedi că trebuie modificate mai multe componente dependente, remediate soluții realizate anterior în grabă și verificat dacă schimbarea nu va strica ceva în altă parte.
Uneori, problema este cauzată de complexitatea reală a funcționalității. Nu orice modificare poate fi ieftină și rapidă. Dar, uneori, sursa costurilor este modul în care a fost proiectat și realizat site-ul.
De exemplu:
-
conținutul este introdus direct în cod, în loc să fie gestionat printr-un panou pregătit corespunzător;
-
multe pagini folosesc șabloane diferite și incoerente;
-
o singură modificare vizuală necesită intervenții în mai multe locuri;
-
integrările nu au reguli de funcționare clar definite;
-
nimeni nu a verificat cum va afecta noua funcționalitate celelalte elemente ale site-ului.
În astfel de condiții, compania nu plătește doar pentru funcționalitatea nouă. Plătește și pentru depășirea limitărilor vechii soluții.
Am scris mai multe despre acest mecanism în articolul „De ce costă tot mai mult adăugarea unei funcționalități noi într-o aplicație veche?”.
3. Vendor lock-in: când nu poți schimba liber furnizorul
Dependența de furnizor nu este întotdeauna o problemă. O colaborare pe termen lung cu o echipă care cunoaște sistemul și răspunde de dezvoltarea acestuia poate fi un mare avantaj.
Problema apare atunci când compania nu are o alternativă reală.
Imaginează-ți că, după doi ani, vrei să încredințezi dezvoltarea site-ului unei alte companii. Noul furnizor îți cere depozitul de cod, documentația, accesul la infrastructură și descrierea integrărilor. Se dovedește că unele informații nu există, doar furnizorul anterior are acces la mediul de lucru, iar elemente importante se bazează pe soluții personalizate pe care nimeni altcineva nu le cunoaște.
Noua echipă trebuie mai întâi să reconstituie cunoștințele despre sistem. Abia apoi îl poate dezvolta.
Este un cost care nu se vede întotdeauna în estimarea inițială.
Vendor lock-in poate fi cauzat de o platformă închisă, date care nu pot fi transferate, soluții nestandardizate, clauze contractuale, lipsa accesului la cod sau pur și simplu lipsa documentației. Prin urmare, nu este doar o problemă legată de o anumită tehnologie.
Înainte de a semna contractul, merită să stabilești:
-
cine deține drepturile asupra codului și a celorlalte elemente ale proiectului;
-
dacă firma va primi acces la depozitul de cod și la medii;
-
dacă datele pot fi exportate într-un format util;
-
care sunt condițiile de predare a proiectului către un alt furnizor;
-
dacă documentația și configurația vor fi disponibile după încheierea colaborării.
O colaborare bună nu ar trebui să implice captivitatea tehnologică a clientului.
4. Lipsa documentației. Informația există, dar numai în mintea cuiva
Documentația este rareori cel mai spectaculos element al unui proiect. Nu se vede pe pagina principală și nu impresionează în timpul unei prezentări pentru conducere.
Însă lipsa ei poate costa foarte mult.
Dacă un nou programator trebuie să stabilească singur cum funcționează integrarea, de unde sunt preluate datele, care sunt dependențele dintre module și de ce a fost implementată o anumită soluție în acest fel, compania plătește pentru redescoperirea unor cunoștințe care ar trebui să fie disponibile.
Asta nu înseamnă că fiecare site are nevoie de sute de pagini de documentație. Amploarea acesteia ar trebui să corespundă complexității proiectului.
Pentru un site simplu, sunt adesea suficiente informațiile de bază despre mediu, configurare, implementare, actualizări, integrări și gestionarea conținutului. În cazul soluțiilor mai complexe, este nevoie și de o descriere a arhitecturii, fluxurilor de date, dependențelor și procedurilor de urgență.
Documentația nu elimină toate costurile schimbărilor. Totuși, scurtează timpul necesar pentru înțelegerea sistemului și reduce riscul ca dezvoltarea să depindă de disponibilitatea unei singure persoane.
5. Lipsa unui CMS. De ce plătești un programator pentru a schimba un text?
Dacă site-ul este dezvoltat în mod regulat, iar echipa de business actualizează frecvent oferta, adaugă proiecte realizate sau publică articole, lipsa unui sistem adecvat de gestionare a conținutului poate genera cheltuieli inutile.
În acest caz, fiecare modificare ajunge la furnizor. Trebuie să descrii sarcina, să aștepți să fie realizată, să verifici rezultatul și să aprobi lucrarea.
O singură actualizare poate părea ieftină. Însă, dacă se repetă de zeci de ori pe an, costurile încep să se acumuleze. La acestea se adaugă timpul angajaților și întârzierile în publicarea conținutului.
Un CMS îți permite să gestionezi singur anumite elemente ale site-ului, cu condiția să fi fost proiectat corespunzător. Panoul de administrare, în sine, nu garantează ușurința în utilizare. Dacă este neintuitiv, limitat sau necesită cunoștințe tehnice pentru fiecare operațiune, problema rămâne.
Merită să reții și că un CMS nu este obligatoriu pentru fiecare site. Pentru un site simplu, al cărui conținut se schimbă o dată pe an, poate fi justificată o altă soluție. Important este ca tehnologia să fie adaptată modului real de utilizare a site-ului.
Așadar, întrebarea nu este „site-ul are un CMS?”, ci „poate compania să facă eficient acele modificări pe care ar trebui să le poată realiza singură?”.
6. Lipsa testelor. O economie care poate apărea din nou pe factură
Testele sunt uneori tratate ca un element suplimentar care poate fi redus pentru a respecta bugetul.
Este o abordare riscantă, mai ales atunci când site-ul gestionează vânzări, formulare de contact, plăți, conturi de utilizator sau integrări cu alte sisteme.
O modificare a unui element poate afecta în mod neașteptat un altul. Formularul nu va mai trimite solicitări, o actualizare va defecta versiunea mobilă, iar o nouă versiune a unei componente va schimba funcționarea magazinului.
Fără teste adecvate, unele probleme vor fi descoperite abia de către utilizatori.
Costul nu se limitează atunci la repararea erorii. Se pot adăuga solicitări pierdute, comenzi nefinalizate, întreruperi ale funcționării site-ului și muncă suplimentară pentru echipă.
Nu fiecare site are nevoie de un set extins de teste automate. Amploarea testării ar trebui să corespundă riscului și complexității soluției. Totuși, chiar și în proiectele mai simple, merită verificate după modificări principalele trasee ale utilizatorilor, formularele, versiunile mobile și cele mai importante integrări.
În cazul site-urilor mai complexe, automatizarea testelor de regresie poate reduce munca repetitivă și facilita implementarea în siguranță a versiunilor succesive.
7. Datoria tehnică. De la scurtături minore la cheltuieli majore
Datoria tehnică apare atunci când deciziile luate astăzi facilitează livrarea rapidă a unei soluții, dar măresc costul întreținerii sau dezvoltării acesteia ulterior.
Nu orice implementare simplificată este o greșeală. Uneori se alege în mod conștient o soluție mai simplă, deoarece este suficientă în etapa respectivă. Problema apare atunci când compania nu înțelege consecințele acestor decizii sau amână la nesfârșit remedierile necesare.
În cazul unui site, datoria tehnică poate însemna cod duplicat, dependențe învechite, componente inconsecvente, lipsa testelor, o arhitectură greu de dezvoltat sau integrări a căror funcționare este cunoscută de o singură persoană.
La început, totul funcționează. În timp, fiecare funcționalitate nouă necesită mai multă muncă, iar riscul efectelor nedorite ale modificărilor crește.
La un moment dat, compania trebuie să aleagă: să continue să investească în repararea și dezvoltarea soluției existente sau să o modernizeze.
Asta nu înseamnă întotdeauna că site-ul trebuie rescris de la zero. Adesea, o refacere treptată a celor mai problematice elemente este o alegere mai rațională. Decizia ar trebui să se bazeze pe o analiză a costurilor, riscurilor și planurilor de dezvoltare.
Poți afla mai multe despre acest subiect în articolul „Aplicația ta are 5 ani. Mai poate fi dezvoltată?”.
Cât costă cu adevărat un site pe parcursul a cinci ani?
În loc să compari doar prețurile ofertelor, merită să pregătești un model simplu al costurilor pentru întreaga perioadă de utilizare estimată.
Pentru fiecare ofertă, ia în calcul:
-
Implementarea - designul, programarea, configurarea, migrarea datelor și lansarea.
-
Întreținerea - găzduirea, licențele, actualizările, monitorizarea, securitatea și asistența tehnică.
-
Dezvoltarea - modificările planificate, funcționalitățile noi, integrările și extinderea conținutului.
-
Costurile operaționale - timpul angajaților, operațiunile manuale și așteptarea realizării modificărilor.
-
Riscurile și reparațiile - posibilele defecțiuni, remedierile, testele și lucrările neplanificate.
-
Schimbarea furnizorului sau a platformei - predarea proiectului, migrarea, recuperarea cunoștințelor și eventualele modificări majore.
Acest lucru poate fi prezentat printr-o formulă simplificată: Costul pe 5 ani = implementare + întreținere + dezvoltare + muncă operațională + reparații și riscuri + eventuală migrare.
Nu toate elementele pot fi prevăzute cu precizie. De aceea, merită pregătite câteva scenarii: unul minim, unul realist și unul care presupune o dezvoltare mai amplă a site-ului. La compararea ofertelor, trebuie luate în calcul aceeași gamă de funcționalități, un nivel similar de securitate și aceleași ipoteze privind întreținerea.
Abia atunci se poate evalua în mod obiectiv care ofertă este mai avantajoasă pe termen lung.
Cum poți limita costurile înainte de lansarea site-ului?
Nu există o tehnologie unică ce garantează automat costuri reduse pe parcursul a cinci ani. Totuși, poți lua decizii care reduc riscul cheltuielilor inutile.
În primul rând: planifică dezvoltarea. Chiar dacă nu cunoști toate funcționalitățile viitoare, stabilește în ce direcție s-ar putea dezvolta compania. Un site care ar trebui să devină un magazin online peste un an sau să fie integrat cu un CRM ar trebui proiectat ținând cont de acest scenariu.
În al doilea rând: adaptează tehnologia la nevoi. Nu ai întotdeauna nevoie de cel mai complex sistem. Totuși, cea mai simplă opțiune nu va fi întotdeauna cea mai ieftină de întreținut. Contează cerințele, competențele echipei și disponibilitatea asistenței.
În al treilea rând: stabilește regulile privind proprietatea și predarea proiectului. Accesul la cod, date, conturi, configurații și documentație ar trebui definit de la bun început.
În al patrulea rând: asigurați posibilitatea de lucru independent. Dacă firma actualizează în mod regulat conținutul, ar trebui să dispună de instrumente convenabile și sigure pentru gestionarea acestuia.
În al cincilea rând: luați în considerare testarea și mentenanța. Nu le tratați ca pe un adaos inutil la proiect. Sunt elemente care ajută la reducerea riscului unor probleme costisitoare.
În al șaselea rând: verificați costul modificărilor. Înainte de a semna contractul, întrebați cum vor fi tarifate lucrările de dezvoltare, ce include asistența tehnică și cum se face predarea proiectului unei alte echipe.
Cel mai ieftin site nu este întotdeauna cea mai ieftină investiție
Nu orice ofertă ieftină este proastă. Nu orice realizare scumpă este bună. Nu orice site are nevoie de un CMS complex, de teste automate și de o arhitectură complicată.
Important este ca soluția să răspundă nevoilor firmei și să fie clar cum va fi întreținută și dezvoltată.
Dacă site-ul trebuie să fie doar o simplă carte de vizită online, cerințele sale vor fi diferite de cele ale unui site care generează zilnic leaduri, deservește clienți, vinde produse și se integrează cu sistemele firmei.
Cea mai mare greșeală este însă să luați o decizie bazându-vă exclusiv pe prețul inițial, fără să verificați ce include acesta și ce consecințe vor avea soluțiile folosite.
Un site bun nu trebuie să fie cel mai scump la început. Ar trebui să fie rentabil și atunci când, după un an, trebuie modificat, după trei ani, extins, iar după cinci ani, dezvoltat în continuare în siguranță.
La Web24 privim proiectele web nu doar din perspectiva implementării, ci și a utilizării și dezvoltării ulterioare. Pentru că un site ar trebui să susțină afacerea, nu să transforme fiecare modificare ulterioară într-o nouă problemă bugetară.
Așadar, înainte de a compara două oferte, puneți-vă încă o întrebare: cât va costa utilizarea acestui site în următorii cinci ani?
De multe ori, acest lucru este mult mai important decât diferența dintre prețurile implementării în sine.
Glosar
-
TCO (Total Cost of Ownership) - costul total de deținere a unei soluții într-o anumită perioadă, care include nu doar achiziția sau implementarea, ci și exploatarea și dezvoltarea acesteia.
-
Vendor lock-in - dependența de furnizor, care îngreunează sau scumpește schimbarea prestatorului ori a tehnologiei.
-
CMS (Content Management System) - sistem de gestionare a conținutului, care permite persoanelor autorizate să editeze anumite elemente ale site-ului fără a modifica direct codul.
-
Datorie tehnică - cost viitor rezultat din decizii tehnice care îngreunează întreținerea sau dezvoltarea sistemului.
-
Teste de regresie - teste care verifică dacă modificările au afectat funcții care funcționau corect anterior.
-
Costul migrării - costul transferului site-ului, al datelor, al configurației și al cunoștințelor într-un alt mediu sau sistem.
