Πολλές εταιρείες ξεκινούν παρόμοια.
Πρώτα εμφανίζεται το ηλεκτρονικό κατάστημα.
Έπειτα, με την αύξηση των πωλήσεων, προστίθεται πρόγραμμα τιμολόγησης, ξεχωριστό CRM, φύλλα για τον έλεγχο αποθεμάτων, σύστημα kurierski, πάνελ λογιστικής, και μερικές φορές ακόμη ξεχωριστή εφαρμογή για τους πωλητές.
Στην αρχή αυτό λειτουργεί. Ή τουλάχιστον δίνει αυτή την εντύπωση...
Μέχρι τη στιγμή που η εταιρεία αρχίζει να μεγαλώνει.
Τότε αρχίζουν οι ερωτήσεις:
- γιατί τα αποθέματα δεν συμφωνούν?
- γιατί ο πελάτης έλαβε προϊόν που δεν υπήρχε πλέον?
- γιατί ο πωλητής δεν βλέπει το ιστορικό αγορών?
- από πού προκύπτουν αυτές οι καθυστερήσεις στην εκτέλεση?
- γιατί πρέπει να καταχωρούνται τα δεδομένα σε τρία σημεία?
Η απάντηση είναι συνήθως μία: τα συστήματα δεν είναι συνδεδεμένα μεταξύ τους.
Και τότε εμφανίζεται η ανάγκη για ενσωμάτωση.
Γιατί τα κατακερματισμένα συστήματα επιβραδύνουν την εταιρεία
Κάθε ξεχωριστό σύστημα μπορεί από μόνο του να λειτουργεί καλά. Το πρόβλημα αρχίζει όταν το καθένα „ζει τη δική του ζωή”.
Το κατάστημα έχει δική του βάση παραγγελιών.
Το ERP τα δικά του έγγραφα.
Το CRM τα δικά του δεδομένα πελατών.
Η αποθήκη τα δικά της αποθέματα.
Αποτέλεσμα? - οι ίδιες πληροφορίες διπλοκαταχωρούνται. Συχνά χειροκίνητα.
Και αυτό σημαίνει:
- περισσότερος χρόνος
- μεγαλύτερος κίνδυνος λαθών
- έλλειψη ενημερωμένων δεδομένων
- οργανωτικό χάος
Όσο μεγαλύτερη η εταιρεία, τόσο πιο πολύ πονάει.
Πώς πρέπει να λειτουργεί ένα ολοκληρωμένο σύστημα
Ιδανικά, όλοι οι κρίσιμοι τομείς της εταιρείας θα πρέπει να ανταλλάσσουν δεδομένα αυτόματα και σε πραγματικό χρόνο.
Ηλεκτρονικό κατάστημα - είναι το σημείο εισόδου για τον πελάτη.
Εδώ εμφανίζονται:
- παραγγελίες
- πληρωμές
- δεδομένα πελάτη
- καταστάσεις
- ERP
Αυτό είναι το επιχειρησιακό κέντρο της εταιρείας. Διαχειρίζεται:
- τιμολόγια
- έγγραφα πωλήσεων
- λογιστική
- εκκαθαρίσεις
- αναφορές
- CRM
Εδώ διαχειρίζεσαι τη σχέση με τον πελάτη. Έχεις:
- ιστορικό επαφών
- ιστορικό αγορών
- υποψήφιοι πελάτες
- καταστάσεις προσφορών
- εργασίες για τους πωλητές
Αποθήκη
Εδώ συμβαίνει η εφοδιαστική. Το σύστημα θα πρέπει αυτόματα:
- ενημερώνει τα αποθέματα
- δεσμεύει προϊόντα
- εκκινεί την ολοκλήρωση παραγγελίας
- στέλνει δεδομένα στις εταιρείες courier
Πώς φαίνεται στην πράξη - βήμα προς βήμα
Ας υποθέσουμε ότι ο πελάτης υποβάλλει παραγγελία.
Ένα καλά σχεδιασμένο σύστημα λειτουργεί έτσι:
- Η παραγγελία εισέρχεται στο κατάστημα
Ο πελάτης υποβάλλει την παραγγελία online. - Τα δεδομένα μεταφέρονται στο ERP
Δημιουργείται αυτόματα έγγραφο πώλησης ή εσωτερική παραγγελία. - Το CRM ενημερώνει το ιστορικό του πελάτη
Ο πωλητής βλέπει αμέσως τη νέα δραστηριότητα. - Μπορεί να ελέγξει:
- την αξία της παραγγελίας
- το ιστορικό αγορών
- τη συχνότητα των παραγγελιών - Η αποθήκη λαμβάνει την εντολή
- Το σύστημα δεσμεύει το εμπόρευμα και ενημερώνει το απόθεμα.
- 5. Το κατάστημα ενημερώνει την κατάσταση
- Ο πελάτης βλέπει στη σελίδα:
- σε εξέλιξη
- συσκευασμένο
- απεσταλμένο
Χωρίς τηλέφωνα, χωρίς email, χωρίς χειροκίνητη αντιγραφή.
Τα σημαντικότερα οφέλη
Ένα καλά συνδεδεμένο σύστημα δίνει πολύ συγκεκριμένα αποτελέσματα.
1. Λιγότερα λάθη - δεν υπάρχει χειροκίνητη καταχώριση δεδομένων.
2. Ταχύτερη εκτέλεση - οι παραγγελίες καταλήγουν αμέσως στα κατάλληλα τμήματα.
3. Καλύτερη εξυπηρέτηση πελατών - η ομάδα βλέπει πλήρες ιστορικό και κατάσταση.
4. Ενημερωμένα δεδομένα - όλα ενημερώνονται σε πραγματικό χρόνο.
5. Κλιμάκωση της επιχείρησης - η εταιρεία μπορεί να αναπτύσσεται χωρίς αναλογική αύξηση του αριθμού των εργαζομένων.
Τι να μην κάνετε
Εδώ μια πολύ σημαντική παρατήρηση. Δεν αξίζει να „κολλάτε” επιπλέον εργαλεία χωρίς σχέδιο.
Συχνό λάθος είναι:
- ξεχωριστό κατάστημα
- ξεχωριστό CRM
- ξεχωριστό σύστημα αποθήκης
- άλλο ένα plugin
- άλλη μια εξαγωγή CSV
Μετά από έναν χρόνο κανείς δεν ξέρει πλέον τι συγχρονίζεται από πού. Γι’ αυτό η ενσωμάτωση πρέπει να απορρέει από στρατηγική διαδικασιών. Όχι από τύχη.
Ποια είναι εδώ η θέση της web24?
Σε τέτοια έργα δεν πρόκειται μόνο για τον κώδικα. Απαιτείται κατανόηση του business.
Πώς δουλεύει το τμήμα πωλήσεων.
Πώς λειτουργεί η αποθήκη.
Πώς η λογιστική λαμβάνει τα δεδομένα.
Πώς ο πελάτης πρέπει να βλέπει τις καταστάσεις.
Στη web24 σχεδιάζουμε τέτοιες ενσωματώσεις ολιστικά - από την ανάλυση διαδικασιών, μέσω του UX των πάνελ, έως την υλοποίηση και την περαιτέρω κλιμάκωση.
Χάρη σε αυτό, το σύστημα δεν λειτουργεί μόνο τεχνικά, αλλά βελτιώνει ουσιαστικά την καθημερινή εργασία της εταιρείας.
Σύνοψη
Η σύνδεση του ηλεκτρονικού καταστήματος, του ERP, του CRM και της αποθήκης σε ένα ενιαίο, συνεκτικό οικοσύστημα δεν είναι σήμερα πολυτέλεια.
Είναι το θεμέλιο μιας αποδοτικά λειτουργούσας επιχείρησης. Λιγότερο χάος, λιγότερα λάθη, ταχύτερες πωλήσεις και καλύτερη εξυπηρέτηση πελατών. Και πάνω απ’ όλα - πλήρης έλεγχος της διαδικασίας.
