Κάθε εταιρεία θέλει να αναπτύσσεται. Περισσότεροι πελάτες, περισσότερες παραγγελίες, μεγαλύτερα έσοδα.
Φυσική αντίδραση; - «χρειαζόμαστε περισσότερους ανθρώπους»
Και μερικές φορές αυτό ισχύει. Αλλά σε πολλές περιπτώσεις δεν είναι η έλλειψη ανθρώπων που μπλοκάρει την ανάπτυξη. Είναι η έλλειψη προετοιμασίας της εταιρείας για μεγαλύτερη κλίμακα.
Γιατί αν σήμερα:
- η ομάδα είναι υπερφορτωμένη
- οι διαδικασίες είναι χαοτικές
- τα δεδομένα είναι κατακερματισμένα
- όλα γίνονται «ad hoc»
τότε η προσθήκη επιπλέον ατόμων τις περισσότερες φορές… απλώς θα αυξήσει το χάος.
Γι’ αυτό οι εταιρείες που αναπτύσσονται έξυπνα, πρώτα τακτοποιούν τα θεμέλια. Και μόνον έπειτα κλιμακώνουν.
Η κλιμάκωση δεν είναι περισσότερη δουλειά - είναι καλύτερο σύστημα λειτουργίας
Αυτή είναι μια καθοριστική αλλαγή νοοτροπίας. Η κλιμάκωση δεν σημαίνει να κάνουμε περισσότερα από τα ίδια χειροκίνητα.
Σημαίνει να:
- εξαλείφουμε επαναλαμβανόμενες ενέργειες
- αυτοματοποιούμε διαδικασίες
- οργανώνουμε τη ροή των δεδομένων
- μειώνουμε τον χρόνο υλοποίησης
- αυξάνουμε την αποδοτικότητα της ομάδας
Δηλαδή: να κάνουμε περισσότερα, αλλά όχι απαραίτητα με μεγαλύτερο κόστος.
Πού συνήθως μια εταιρεία «δεν είναι έτοιμη για ανάπτυξη»
Από την εμπειρία φαίνονται μερικοί επαναλαμβανόμενοι τομείς.
1. Οι διαδικασίες υπάρχουν στα κεφάλια, όχι στο σύστημα
«ο καθένας ξέρει τι πρέπει να κάνει»
Μέχρι τη στιγμή που κάποιος αρρωστήσει, αποχωρήσει ή εμφανιστεί μεγαλύτερος όγκος παραγγελιών.
Τότε όλα καταρρέουν.
2. Η χειροκίνητη εργασία απορροφά τον περισσότερο χρόνο
Αντιγραφή δεδομένων, αποστολή email, έλεγχος status, ενημερώσεις.
Αυτό είναι ώρες την ημέρα.
3. Έλλειψη ενοποίησης συστημάτων
Κατάστημα, CRM, ERP, αποθήκη λειτουργούν χωριστά.
Η ομάδα χάνει χρόνο στον συγχρονισμό πληροφοριών.
4. Έλλειψη δεδομένων για τη λήψη αποφάσεων
Η εταιρεία λειτουργεί «διαισθητικά».
Δεν είναι σαφές:
- τι πουλάει καλύτερα
- πού οι πελάτες εγκαταλείπουν
- τι παράγει το μεγαλύτερο κέρδος
- Τι πρέπει να γίνει ώστε η εταιρεία να είναι έτοιμη για κλιμάκωση
Εδώ αρχίζουν τα συγκεκριμένα.
1. Να τακτοποιηθούν οι διαδικασίες
Πριν αυτοματοποιήσεις οτιδήποτε, πρέπει να ξέρεις:
- πώς διαμορφώνεται η διαδρομή του πελάτη
- πώς εκτελείται η παραγγελία
- ποιος είναι υπεύθυνος για τι
- πού εμφανίζονται καθυστερήσεις
Χωρίς αυτά ο αυτοματισμός δεν έχει νόημα.
2. Να αυτοματοποιηθούν οι επαναλαμβανόμενες ενέργειες
Αυτός είναι ο μεγαλύτερος μοχλός ανάπτυξης.
Η αυτοματοποίηση πρέπει να καλύπτει:
- την εξυπηρέτηση αιτημάτων
- τα status παραγγελιών
- τις ειδοποιήσεις
- τη δημιουργία εγγράφων
- τον συγχρονισμό δεδομένων
Κάθε ενέργεια που κάποιος κάνει καθημερινά χειροκίνητα πρέπει να αναλυθεί.
3. Να ενοποιηθούν τα συστήματα
Τα δεδομένα πρέπει να ρέουν αυτόματα.
Κατάστημα, CRM, ERP, αποθήκη πρέπει να λειτουργούν ως ένας οργανισμός.
Χωρίς αυτό η κλιμάκωση θα είναι πάντα περιορισμένη.
4. Να υλοποιηθεί ανάλυση δεδομένων και να γίνεται εργασία με βάση τα δεδομένα
Χωρίς δεδομένα δεν υπάρχει κλιμάκωση.
Πρέπει να γνωρίζετε:
- από πού έρχονται οι πελάτες
- τι αγοράζουν
- πού εγκαταλείπουν
- πόσο κοστίζει η απόκτηση πελάτη
- ποια είναι η αξία της παραγγελίας
Αυτό επιτρέπει τη λήψη αποφάσεων που έχουν νόημα.
5. Αξιοποιήστε την ΤΝ όπου έχει νόημα
Η ΤΝ μπορεί να υποστηρίξει την κλιμάκωση μέσω:
- ανάλυσης συμπεριφορών πελατών
- αυτοματοποίησης εξυπηρέτησης
- προτάσεων προϊόντων
- προτεραιοποίησης δυνητικών πελατών
- πρόβλεψης ζήτησης
Αλλά μόνο όταν τα θεμέλια είναι καλά προετοιμασμένα.
Η μεγαλύτερη αλλαγή; Η ομάδα αρχίζει να δουλεύει διαφορετικά
Μετά την τακτοποίηση και την αυτοματοποίηση των διαδικασιών συμβαίνει κάτι πολύ σημαντικό.
Η ομάδα σταματά να:
- αντιγράφει δεδομένα
- παρακολουθεί καταστάσεις
- εκτελεί επαναλαμβανόμενες ενέργειες
Και αρχίζει να:
- αναπτύσσει τις πωλήσεις
- εξυπηρετεί καλύτερα τους πελάτες
- λαμβάνει αποφάσεις βάσει δεδομένων
Δηλαδή κάνει ακριβώς αυτό που αναπτύσσει την εταιρεία.
Κλιμάκωση χωρίς αύξηση της ομάδας - είναι πάντα εφικτό?
Όχι πάντα. Αλλά πολύ συχνά μπορείτε να:
- εξυπηρετήσετε διπλάσιους πελάτες
- χωρίς αύξηση του αριθμού εργαζομένων
- ή με ελάχιστη αύξηση της ομάδας
Και αυτό είναι πραγματικό ανταγωνιστικό πλεονέκτημα.
Πώς το κάνουμε στη web24
Το προσεγγίζουμε ολιστικά. Ξεκινάμε με ανάλυση:
- διαδικασιών
- εργαλείων
- δεδομένων
- του τρόπου εργασίας της ομάδας
Στη συνέχεια:
- απλοποιούμε τις διαδικασίες
- σχεδιάζουμε συστήματα
- υλοποιούμε αυτοματοποίηση
- ενσωματώνουμε τα εργαλεία
- προσθέτουμε στοιχεία ΤΝ
Αποτέλεσμα? Η εταιρεία είναι έτοιμη για ανάπτυξη. Χωρίς χάος. Χωρίς συνεχές «σβήσιμο πυρκαγιών».
Σύνοψη
Η κλιμάκωση της εταιρείας δεν ξεκινά με προσλήψεις. Ξεκινά με την τακτοποίηση όσων ήδη έχετε.
Διαδικασίες.
Δεδομένα.
Συστήματα.
Αυτοματοποίηση.
Μόνο τότε η ανάπτυξη παύει να είναι πρόβλημα και γίνεται ευκαιρία.
