Veri yeni petrol mü? Zorunlu değil.
Yıllardır verinin çağdaş işletmelerin en değerli kaynağı olduğu söyleniyor.
Şirketler ERP sistemlerine yatırım yapıyor, CRM uyguluyor, İş Zekası platformlarına lisans alıyor, veri ambarları kuruyor ve yeni raporlar oluşturuyor. Daha iyi kararlar alınmasına yardımcı olması amaçlanan altyapıya yüzbinlerce, bazen milyonlarca lira harcıyorlar.
Paradoks şu ki, bu yatırımlara rağmen birçok organizasyon hâlâ on—on beş yıl öncesi gibi çalışıyor;
Satış temsilcisi kendi Excel dosyasını kullanıyor.
Depoda ayrı listeler var.
Pazarlama satıştan farklı veriler kullanıyor.
Üretim sonuçları başka bir sistemde raporluyor.
Yönetim beş farklı kaynaktan beş farklı rapor alıyor.
Bunun sonucunda şirket büyük miktarda veriye sahip, ama çok az bilgiye.
Sorun şirketlerin çok az bilgiye sahip olmaması değil. Sorun, bu bilgileri birleştirip kullanamamalarında yatıyor.
Veri bilgi değildir
Bu anlaşılması gereken en önemli farklardan biridir.
Veri tekil gerçeklerdir.
Sipariş sayısı.
Fatura tutarı.
Stok durumu.
Teslimat tarihi.
Şikayet sayısı.
Ancak bu bilgilerin uygun şekilde bir araya getirilmesi sonucu sonuç çıkarılabilir.
Daha yüksek bir seviye ise bilgi, yani şu soruya cevap verebilme becerisidir: “Neden böyle oldu ve şimdi ne yapmalıyız?”
İşte birçok organizasyon tam bu aşamada yarı yolda takılıp kalıyor.
Veri Silosu (Data Silo) nedir?
Çağdaş işletmelerin en büyük sorunlarından biri sözde Data Silos, yani veri silolarıdır.
Bu, bilgilerin farklı sistemlerde bulunup birbirine bağlanmadığı bir durumdur.
Örnek?
ERP sistemi sipariş bilgilerini saklar.
CRM müşteri iletişim geçmişini içerir.
E-ticaret mağazası satın alma verilerine sahiptir.
Pazarlama platformu kampanyaları analiz eder.
Depo programı stokları yönetir.
Her sistem doğru çalışır.
Sorun ise hiçbirinin diğerleriyle “konuşmaması”dır.
Şirket tüm gerekli bilgilere sahiptir ama tam resmi göremez.
ERP, CRM, BI... kim ne yapar?
Birçok kişi bu terimleri birbirinin yerine kullanır, oysa her biri tamamen farklı işlevler görür.
ERP (Enterprise Resource Planning)
Şirket süreçlerini yöneten sistemdir.
Genellikle şunları kapsar:
- finans,
- muhasebe,
- depo,
- üretim,
- satınalma,
- lojistik,
- insan kaynakları.
ERP öncelikle süreçlerin günlük yürütülmesinden sorumludur.
CRM (Customer Relationship Management)
CRM müşteri ilişkilerine odaklanır.
Şunun yönetilmesine imkan verir:
- leadler,
- iletişimler,
- teklifler,
- işbirliği geçmişi,
- satış faaliyetleri,
- müşteri hizmetleri.
CRM satış süreçleri ve ilişki kurmaktan sorumludur.
Veri Ambarı (Data Warehouse)
Bu başka bir operasyonel sistem değildir.
Farklı kaynaklardan gelen verilerin toplandığı, düzenlendiği ve analizlere hazırlandığı yerdir.
Böylece birçok sistemden gelen bilgiler aynı anda karşılaştırılabilir.
Business Intelligence (BI)
BI verilerin analizinden sorumludur.
Raporlar oluşturur.
Panolar (dashboard).
KPI göstergeleri.
Şirkette ne olduğunu anlamaya yardımcı olur.
Ama tek başına BI kötü veri kalitesini veya verilerin dağınıklığını çözmez.
Neden şirketlerin kullanmadığı verileri var?
Bunun birçok nedeni vardır.
En sık karşılaştığımız birkaç sebep şunlardır.
Veriler dağınık
Her departman kendi aracını kullanır.
Tek bir doğru kaynak yoktur.
Veriler eksik
Satış ekipleri CRM'i tamamlamıyor.
Çalışanlar bazı bilgileri sistem dışında kaydediyor.
Süreçlere uyulmuyor.
Veriler tutarsız
Aynı müşteri birden fazla isim altında görünüyor.
Ürünlerin farklı kodları var.
Standart eksikliği var.
Veriler güncel değil
Rapor bir haftalık durumu gösteriyor.
Oysa karar bugün alınmalı.
Şirket her şeyi topluyor
Bu çok yaygın bir hatadır.
Organizasyon, "olabilir" diye devasa miktarda bilgi toplar. Sonrasında kimse bunları kullanmaz.
Yeni raporlar ortaya çıkar.
Yeni panolar.
Yeni grafikler.
Ama en önemli sorular hâlâ yanıtlanmamış kalır.
Single Source of Truth nedir?
Bu kavram şirketin tek güvenilir veri kaynağına sahip olmasını öngörür.
Bu tek bir program anlamına gelmez.
Anlamı şudur: veriler nereden okunsa tutarlı olmalıdır.
Eğer satış bir milyon lira idiyse, her rapor aynı tutarı göstermelidir.
Hangi tablonun güncel olduğu konusunda kafa karıştırmaya gerek olmadan.
Yapay zeka dağınıklığı çözmez
Son yılların en büyük mitlerinden biridir bu.
Şirketler genellikle yapay zeka uygulamanın yeterli olacağını varsayar. — Yetmez.
AI verileri analiz edebilir.
Bağlantıları tespit edebilir.
Trendleri öngörebilir.
Ama yalnızca doğru kalitede veri aldığında.
Organizasyon tutarsız bilgilere sahipse, algoritmalar... tutarsız bilgileri analiz edeceklerdir.
Ortaya çıkacak olan yalnızca hatalı çıkarımların daha gelişmiş bir versiyonu olacaktır.
Bu yüzden denir ki: Garbage In, Garbage Out.
AI Analitik — ne değiştirir?
AI tabanlı modern analitik klasik raporlamadan çok daha fazlasını yapabilir.
Şunları yapabilir:
- anormal davranışları tespit etmek,
- satışları tahmin etmek,
- ayrılma riski taşıyan müşterileri belirlemek,
- talep tahmin etmek,
- anomalileri saptamak,
- eylemler önermek,
- rapor özetlerini otomatik oluşturmak.
Bu büyük bir değişimdir.
Ama bir koşulla.
Şirket önce verilerini düzenlemek zorundadır.
Veri ambarı gerçekten ne zaman anlamlıdır?
Her şirketin kapsamlı bir veri ambarına ihtiyacı yoktur.
Eğer organizasyon birkaç kişiden oluşuyorsa ve tek bir sistem kullanılıyorsa, veri ambarı kurmak gereksiz olabilir.
Durum şu koşullar değiştiğinde farklılaşır:
- birkaç şube veya departman varsa,
- birden fazla sistem kullanılıyorsa,
- veriler farklı kaynaklardan geliyorsa,
- raporlama saatler alıyorsa,
- yönetim çapraz analizlere ihtiyaç duyuyorsa.
Böyle durumlarda veri ambarı genellikle dijitalleşmenin temel taşı haline gelir.
En sık yapılan hatalar
En büyük hata veri eksikliği değildir.
En büyük hata strateji eksikliğidir.
Şirketler genellikle şunları yapar:
- var olanları entegre etmek yerine yeni sistemler satın alır,
- hiç kimsenin kullanmadığı onlarca rapor oluşturur,
- her şeyi analiz etmeye çalışır, en önemli göstergelere odaklanmaz,
- verileri hazırlamadan AI uygular,
- veri kalitesinden sorumlu sahipleri belirlemez.
Şirket nasıl hazırlanmalı?
Basit sorularla başlamak faydalıdır.
- Verilerimiz nereden geliyor?
- Tutarlılar mı?
- Hangi versiyonun doğru olduğunu biliyor muyuz?
- Kim kalitelerinden sorumlu?
- Tüm raporlar gerçekten kullanılıyor mu?
- Veriler karar almaya yardımcı oluyor mu?
Bu soruların bir kısmına cevap vermekte zorlanılıyorsa, muhtemelen organizasyonun yeni yatırımlara başlamadan önce verilerini düzenlemesi gerekir.
Web24'te durum nasıl?
Birçok projede en büyük zorluğun yeni bir sistem oluşturmak olmadığı görülüyor.
En büyük zorluk, zaten var olanları birbirine bağlamaktır.
ERP, CRM, e-ticaret mağazaları, B2B platformları, depo sistemleri ve özel uygulamaları entegre ederek verilerin aralarında serbestçe akmasını sağlıyoruz.
Sadece bu şekilde modern analitik, süreç otomasyonu veya yapay zeka tabanlı çözümler inşa edilebilir.
Çünkü AI iyi tasarlanmış bir veri mimarisinin yerini alamaz.
Ama onun potansiyelini tam anlamıyla kullanabilir.
Özet
Bir işletmenin en büyük değeri veriler değildir.
En büyük değer, bu verileri kullanabilme becerisidir.
Birçok kaynaktan gelen bilgileri birleştirebilen, bunların kalitesini sağlayan ve pratik iş kararlarına dönüştürebilen şirketler, ek yazılım lisansıyla satın alınamayan bir avantaj elde ederler.
AI dünyasında kazananlar en fazla veriye sahip olanlar değil.
Kazananlar bu verileri işe yarar hale getirebilenlerdir.
