Výroba není jen o moderních strojích na hale. Je to také (a možná především) oběh informací mezi oddělením prodeje, skladem, vedoucím výroby a účetnictvím. K čemu je, že stroje pracují rychle, když objednávka uvízne na dva dny v kanceláři? Dnes vám ukážeme, jak jeden z našich klientů – středně velký polský výrobce v průmyslovém odvětví – odstranil kancelářský chaos a zvýšil produktivitu díky platformě Web24 SmartFlow.
Mnoho majitelů výrobních firem si myslí, že automatizace se týká jen velkých korporací nebo výhradně montážních linek. Nic vzdálenějšího pravdě! Největší ztráty času a peněz se nejčastěji skrývají v každodenní, kancelářské rutině. Podívejte se, jak jsme si s touto výzvou poradili.
Výzva: „Úzké hrdlo“ v zákaznickém servisu a ve výrobě
Klient, zaměstnávající asi 80 pracovníků – výrobce ocelových komponentů, se na nás obrátil s typickým problémem: firma rostla, objednávek přibývalo, ale tým přestal stíhat jejich zpracování.
Před nasazením našeho systému proces vypadal takto:
- Obchodník obdržel objednávku e‑mailem.
- Ručně přepisoval údaje o zákazníkovi a specifikaci do firemního CRM systému.
- Následně musel vytvořit dokument v Excelu a poslat jej e‑mailem vedoucímu výroby.
- Vedoucí výroby dokument vytiskl a odnesl do skladu, aby ověřil dostupnost materiálů.
- Pokud materiály chyběly, psal se další e‑mail nákupnímu oddělení.
Výsledek? Než se objednávka skutečně dostala na výrobní halu, uplynuly průměrně 2–3 dny. Dokumenty se ztrácely v záplavě e‑mailů, zaměstnanci byli frustrovaní neustálým přepisováním stejných dat a zákazníci se rozčilovali kvůli nedostatku informací o stavu své zakázky.
Řešení: Web24 SmartFlow nastupuje do akce
V souladu s naší filozofií jsme nepožadovali, aby klient měnil systémy, na které byli zaměstnanci zvyklí. Místo toho jsme nasadili naši integrační platformu Web24 SmartFlow, která funguje jako neviditelný dirigent a propojila e‑mailové schránky, CRM systém, skladové tabulky a účetní program.
Vše jsme pro klienta navrhli a nakonfigurovali, aniž bychom přerušili chod jeho firmy byť na hodinu.
Jak proces vypadá nyní, po automatizaci?
Dnes tentýž proces připomíná dobře promazaný stroj a většina práce se udělá „sama“:
- Bleskový start: Když obchodník označí v CRM systému objednávku jako "Vyhráno", systém Web24 SmartFlow okamžitě a automaticky vygeneruje výrobní příkaz ve formátu PDF.
- Okamžitá komunikace: Soubor PDF bez účasti člověka dorazí do příslušného kanálu komunikátoru vedoucího výroby a také do skladového systému.
- Kontrola zásob: Systém sám ověří v tabulkách, zda je ve skladu dostatečné množství surovin. Pokud ne, automaticky odešle oznámení nákupnímu oddělení se seznamem chybějících položek.
- Klid pro zákazníka: Zároveň zákazník obdrží estetický, automatický e‑mail: "Děkujeme, vaše objednávka číslo XYZ právě zamířila do výroby. Předpokládaný čas realizace je...".
Výsledky nasazení – tvrdá čísla
Díky zavedení automatizace s Web24 zaznamenal náš klient spektakulární výsledky už v prvním měsíci po spuštění systému:
| Před automatizací | Po nasazení Web24 SmartFlow | |
| Čas od objednávky ke startu výroby | 2–3 dny | 15 minut |
| Čas ztracený ručním přepisováním dat | ~12 hodin týdně na zaměstnance | 0 hodin |
| Chyby v zakázkách | časté | eliminiovány |
| Oznámení pro zákazníky | psaná ručně (často se zpožděním) | automatická, v reálném čase |
Největší přínos? Klient mohl přijmout o 30 % více objednávek za čtvrtletí bez nutnosti najímat další lidi do administrativy. Tým si oddechl a firma začala více vydělávat.
Udělejte to ve své firmě
Vaše firma se také potýká s komunikačním chaosem a zaměstnanci tráví čas "papírováním"? Nemusíte být IT expertem, abyste to změnili. Vy znáte svůj byznys, my rozumíme technologiím.
Pojďme si promluvit o tom, jak můžeme zrychlit vaši výrobu. Kontaktujte Web24.com.pl a připravíme pro vás bezplatný audit procesů a ukážeme, které z nich můžeme zautomatizovat ihned!
