Dlaczego większość firm przepłaca za strony internetowe po ich wdrożeniu?
Strona internetowa może kosztować rozsądne pieniądze na starcie, a później regularnie drenować budżet firmy. Nie dlatego, że internet jest drogi. Często dlatego, że przy wycenie projektu wszyscy skupiają się na uruchomieniu strony, a zdecydowanie mniej osób zastanawia się, ile będzie kosztowało jej rozwijanie, utrzymywanie i zmienianie przez następne lata.
Wyobraź sobie dwie firmy. Obie zamówiły stronę internetową o podobnej funkcjonalności. Pierwsza zapłaciła więcej za wykonanie. Druga wybrała tańszą ofertę.
Po roku pierwsza samodzielnie aktualizuje treści, sprawnie dodaje nowe podstrony, a zmiany funkcjonalne realizuje bez przebudowy połowy serwisu. Druga za każdą modyfikację kontaktuje się z wykonawcą, czeka na wycenę i zastanawia się, dlaczego pozornie prosta zmiana kosztuje tyle, co mały projekt.
Po trzech latach różnica może być jeszcze większa. Po pięciu latach sama cena wdrożenia może mieć niewielkie znaczenie dla tego, która inwestycja okazała się korzystniejsza.
To właśnie dlatego warto patrzeć na stronę internetową jak na produkt, który będzie żył i zmieniał się razem z firmą, a nie jak na jednorazowy zakup.
Cena wdrożenia to nie całkowity koszt strony
Przy zamawianiu strony najłatwiej porównać to, co widać w ofercie: projekt graficzny, liczbę podstron, zakres funkcji, termin realizacji i cenę.
Problem w tym, że oferta zwykle opisuje przede wszystkim koszt stworzenia rozwiązania. Nie zawsze pokazuje pełny koszt jego posiadania w kolejnych latach.
W praktyce trzeba uwzględnić między innymi:
-
hosting, domenę, certyfikaty i infrastrukturę;
-
aktualizacje systemu, wtyczek, bibliotek i komponentów;
-
opiekę techniczną, monitoring i bezpieczeństwo;
-
poprawki błędów i dostosowywanie strony do zmian technologicznych;
-
dodawanie funkcji, integracji i nowych podstron;
-
pracę osób odpowiedzialnych za treści;
-
testowanie zmian przed ich publikacją;
-
ewentualną migrację do innego systemu lub wykonawcy.
To elementy całkowitego kosztu posiadania, określanego jako TCO (Total Cost of Ownership). W przypadku strony internetowej liczy się nie tylko to, ile kosztowała na początku, ale również to, ile pieniędzy i czasu pochłonie w całym okresie użytkowania.
Nie każda strona będzie generowała wszystkie wymienione koszty. Prosta witryna wizytówkowa i rozbudowany serwis z integracjami, panelem klienta czy sklepem internetowym mają zupełnie inne potrzeby. Mechanizm pozostaje jednak podobny: decyzje podjęte podczas projektowania wpływają na późniejsze wydatki.
1. Koszt utrzymania, którego nikt nie uwzględnił w budżecie
Strona internetowa nie kończy swojego życia w dniu publikacji. Od tego momentu zaczyna się jej eksploatacja.
Trzeba dbać o aktualizacje, bezpieczeństwo, kopie zapasowe, dostępność, kompatybilność z przeglądarkami i prawidłowe działanie formularzy czy integracji. W zależności od zastosowanych technologii zakres obowiązków może być niewielki albo całkiem rozbudowany.
Samo posiadanie hostingu nie oznacza jeszcze, że ktoś monitoruje stronę, reaguje na awarie i sprawdza, czy aktualizacje nie spowodowały problemów.
Koszty rosną szczególnie wtedy, gdy serwis opiera się na dużej liczbie dodatków, nieaktualizowanych komponentach albo rozwiązaniach, których nikt nie chce ruszać w obawie przed awarią.
Wtedy pozornie zwykła aktualizacja może wymagać analizy, testów, poprawek i dodatkowych prac programistycznych.
Nie chodzi o to, żeby utrzymanie strony było bezpłatne. Chodzi o to, żeby jego zakres i koszt były znane, uzasadnione i adekwatne do rzeczywistych potrzeb.
2. Każda zmiana kosztuje więcej, niż powinna
Na początku wszystko wygląda prosto. Firma chce zmienić kolejność sekcji, dodać nową usługę, przebudować formularz albo zintegrować stronę z CRM.
Po stronie biznesowej to niewielka zmiana. Po stronie technicznej może się jednak okazać, że trzeba modyfikować kilka zależnych komponentów, poprawiać rozwiązania przygotowane wcześniej na skróty i sprawdzać, czy zmiana nie zepsuje czegoś w innym miejscu.
Czasami problem wynika z rzeczywistej złożoności funkcji. Nie każda zmiana może być tania i szybka. Ale czasami źródłem kosztów jest sposób, w jaki stronę zaprojektowano i wykonano.
Przykładowo:
-
treści są wpisane bezpośrednio w kodzie zamiast w odpowiednio przygotowanym panelu;
-
wiele podstron korzysta z różnych, niespójnych szablonów;
-
jedna zmiana wizualna wymaga poprawiania wielu miejsc;
-
integracje nie mają jasno określonych zasad działania;
-
nikt nie sprawdził, jak nowa funkcja wpłynie na pozostałe elementy serwisu.
W takich warunkach firma płaci nie tylko za nową funkcję. Płaci również za pokonywanie ograniczeń starego rozwiązania.
Więcej o tym mechanizmie pisaliśmy w artykule „Dlaczego nowa funkcja w starej aplikacji kosztuje coraz więcej?”.
3. Vendor lock-in, czyli kiedy nie możesz swobodnie zmienić wykonawcy
Zależność od dostawcy nie zawsze jest problemem. Długofalowa współpraca z zespołem, który zna system i odpowiada za jego rozwój, może być dużą zaletą.
Problem pojawia się wtedy, gdy firma nie ma realnej alternatywy.
Wyobraź sobie, że po dwóch latach chcesz zlecić rozwój strony innej firmie. Nowy wykonawca prosi o repozytorium kodu, dokumentację, dostęp do infrastruktury i opis integracji. Okazuje się, że część informacji nie istnieje, dostęp do środowiska ma wyłącznie poprzedni dostawca, a istotne elementy opierają się na autorskich rozwiązaniach, których nikt poza nim nie zna.
Nowy zespół musi najpierw odtworzyć wiedzę o systemie. Dopiero później może zacząć go rozwijać.
To koszt, który nie zawsze widać w pierwotnej wycenie.
Vendor lock-in może wynikać z zamkniętej platformy, nieprzenośnych danych, niestandardowych rozwiązań, zapisów umownych, braku dostępu do kodu lub zwyczajnego braku dokumentacji. Nie jest więc wyłącznie problemem konkretnej technologii.
Przed podpisaniem umowy warto ustalić:
-
kto posiada prawa do kodu i innych elementów projektu;
-
czy firma otrzyma dostęp do repozytorium i środowisk;
-
czy dane można wyeksportować w użytecznej formie;
-
jakie są warunki przekazania projektu innemu wykonawcy;
-
czy dokumentacja i konfiguracja będą dostępne po zakończeniu współpracy.
Dobra współpraca nie powinna wymagać technologicznego uwięzienia klienta.
4. Brak dokumentacji. Wiedza istnieje, ale tylko w czyjejś głowie
Dokumentacja rzadko jest najbardziej efektownym elementem projektu. Nie widać jej na stronie głównej i nie zachwyca podczas prezentacji dla zarządu.
Za to jej brak potrafi być bardzo kosztowny.
Jeżeli nowy programista musi samodzielnie ustalać, jak działa integracja, skąd pobierane są dane, jakie są zależności między modułami i dlaczego określone rozwiązanie wdrożono właśnie w ten sposób, firma płaci za ponowne odkrywanie wiedzy, która powinna być dostępna.
Nie oznacza to, że każda strona wymaga setek stron dokumentacji. Zakres powinien odpowiadać złożoności projektu.
W prostym serwisie wystarczą często podstawowe informacje o środowisku, konfiguracji, wdrożeniu, aktualizacjach, integracjach i sposobie zarządzania treścią. Przy bardziej złożonych rozwiązaniach potrzebny jest również opis architektury, przepływów danych, zależności i procedur awaryjnych.
Dokumentacja nie eliminuje wszystkich kosztów zmian. Skraca jednak czas potrzebny na zrozumienie systemu i zmniejsza ryzyko, że rozwój będzie zależał od dostępności jednej konkretnej osoby.
5. Brak CMS. Dlaczego za zmianę tekstu płacisz programiście?
Jeśli strona jest regularnie rozwijana, a zespół biznesowy często aktualizuje ofertę, dodaje realizacje lub publikuje artykuły, brak odpowiedniego systemu zarządzania treścią może generować niepotrzebne wydatki.
Każda zmiana trafia wtedy do wykonawcy. Trzeba opisać zadanie, poczekać na jego realizację, sprawdzić efekt i zaakceptować pracę.
Pojedyncza aktualizacja może wydawać się tania. Jeśli jednak powtarza się kilkanaście lub kilkadziesiąt razy w roku, koszty zaczynają się kumulować. Dochodzi do tego czas pracowników i opóźnienia w publikacji treści.
CMS pozwala samodzielnie zarządzać określonymi elementami serwisu, ale pod warunkiem, że został właściwie zaprojektowany. Sam panel administracyjny nie gwarantuje wygody. Jeżeli jest nieintuicyjny, ograniczony lub wymaga wiedzy technicznej przy każdej operacji, problem pozostaje.
Warto również pamiętać, że CMS nie jest obowiązkowy dla każdej strony. Przy prostej witrynie, której treści zmieniają się raz w roku, inne rozwiązanie może być uzasadnione. Istotne jest dopasowanie technologii do rzeczywistego sposobu korzystania z serwisu.
Pytanie brzmi więc nie „czy strona ma CMS?”, ale „czy firma może sprawnie wykonywać te zmiany, które powinna móc wykonywać samodzielnie?”.
6. Brak testów. Oszczędność, która może wrócić na fakturze
Testy bywają traktowane jako dodatek, który można ograniczyć, aby zmieścić się w budżecie.
To ryzykowne podejście, zwłaszcza gdy strona obsługuje sprzedaż, formularze kontaktowe, płatności, konta użytkowników lub integracje z innymi systemami.
Zmiana jednego elementu może nieoczekiwanie wpłynąć na inny. Formularz przestanie wysyłać zapytania, aktualizacja uszkodzi widok mobilny, a nowa wersja komponentu zmieni działanie sklepu.
Bez odpowiednich testów część problemów zostanie wykryta dopiero przez użytkowników.
Kosztem nie jest wtedy wyłącznie naprawa błędu. Mogą dojść utracone zapytania, niedokończone zamówienia, przerwy w działaniu serwisu i dodatkowa praca zespołu.
Nie każda strona wymaga rozbudowanego zestawu automatycznych testów. Ich zakres powinien odpowiadać ryzyku i złożoności rozwiązania. Nawet w prostszych projektach warto jednak sprawdzać kluczowe ścieżki użytkownika, formularze, widoki mobilne i najważniejsze integracje po zmianach.
W bardziej złożonych serwisach automatyzacja testów regresyjnych może ograniczyć powtarzalną pracę i ułatwić bezpieczne wdrażanie kolejnych wersji.
7. Dług techniczny. Od drobnych skrótów do dużych wydatków
Dług techniczny powstaje wtedy, gdy decyzje podjęte dziś ułatwiają szybkie dostarczenie rozwiązania, ale zwiększają koszt jego późniejszego utrzymania lub rozwoju.
Nie każda uproszczona implementacja jest błędem. Czasami świadomie wybiera się prostsze rozwiązanie, ponieważ jest wystarczające na danym etapie. Problem pojawia się wtedy, gdy firma nie rozumie konsekwencji tych decyzji albo odkłada potrzebne poprawki bez końca.
Na stronie internetowej dług techniczny może oznaczać powielony kod, nieaktualne zależności, niespójne komponenty, brak testów, trudną do rozwijania architekturę lub integracje, których działanie zna tylko jedna osoba.
Początkowo wszystko działa. Z czasem każda kolejna funkcja wymaga więcej pracy, a ryzyko niepożądanych skutków zmian rośnie.
W pewnym momencie firma staje przed wyborem: nadal inwestować w naprawianie i rozwijanie istniejącego rozwiązania czy przeprowadzić jego modernizację.
To nie zawsze oznacza konieczność napisania strony od zera. Często rozsądniejsza jest stopniowa przebudowa najbardziej problematycznych elementów. Decyzja powinna wynikać z analizy kosztów, ryzyka i planów rozwoju.
Więcej na ten temat znajdziesz w artykule „Twoja aplikacja ma 5 lat. Czy nadal nadaje się do rozwoju?”.
Ile naprawdę kosztuje strona przez pięć lat?
Zamiast porównywać wyłącznie ceny ofert, warto przygotować prosty model kosztów na cały zakładany okres użytkowania.
Dla każdej oferty uwzględnij:
-
Wdrożenie - projekt, programowanie, konfigurację, migrację danych i uruchomienie.
-
Utrzymanie - hosting, licencje, aktualizacje, monitoring, bezpieczeństwo i opiekę techniczną.
-
Rozwój - planowane zmiany, nowe funkcje, integracje i rozbudowę treści.
-
Koszty operacyjne - czas pracowników, ręczne czynności i oczekiwanie na wykonanie zmian.
-
Ryzyko i naprawy - prawdopodobne awarie, poprawki, testy i nieplanowane prace.
-
Zmianę dostawcy lub platformy - przekazanie projektu, migrację, odtworzenie wiedzy i ewentualną przebudowę.
Można to przedstawić w uproszczonym wzorze: Koszt 5-letni = wdrożenie + utrzymanie + rozwój + praca operacyjna + naprawy i ryzyko + ewentualna migracja.
Nie wszystkie elementy da się precyzyjnie przewidzieć. Dlatego warto przygotować kilka scenariuszy: minimalny, realistyczny i zakładający większy rozwój serwisu. Przy porównywaniu ofert należy uwzględnić ten sam zakres funkcji, podobny poziom bezpieczeństwa oraz te same założenia dotyczące utrzymania.
Dopiero wtedy można rzetelnie ocenić, która oferta jest korzystniejsza w dłuższej perspektywie.
Jak ograniczyć koszty, zanim strona zostanie wdrożona?
Nie istnieje jedna technologia, która automatycznie zagwarantuje niskie koszty przez pięć lat. Można jednak podjąć decyzje, które zmniejszają ryzyko niepotrzebnych wydatków.
Po pierwsze: zaplanuj rozwój. Nawet jeśli nie znasz wszystkich przyszłych funkcji, określ, w jakim kierunku firma może się zmieniać. Strona, która ma za rok stać się sklepem lub zostać zintegrowana z CRM, powinna być projektowana z uwzględnieniem tego scenariusza.
Po drugie: dopasuj technologię do potrzeb. Nie zawsze potrzebujesz najbardziej rozbudowanego systemu. Nie zawsze najprostszy będzie jednak najtańszy w utrzymaniu. Liczą się wymagania, kompetencje zespołu i dostępność wsparcia.
Po trzecie: ustal zasady własności i przekazania projektu. Dostęp do kodu, danych, kont, konfiguracji i dokumentacji powinien być określony od początku.
Po czwarte: zapewnij możliwość samodzielnej pracy. Jeśli firma regularnie aktualizuje treści, powinna mieć wygodne i bezpieczne narzędzia do ich zarządzania.
Po piąte: uwzględnij testy i utrzymanie. Nie traktuj ich jako niepotrzebnego dodatku do projektu. To elementy, które pomagają ograniczać ryzyko kosztownych problemów.
Po szóste: sprawdzaj koszt zmian. Przed podpisaniem umowy zapytaj, jak będą wyceniane prace rozwojowe, co obejmuje opieka techniczna i jak wygląda przekazanie projektu innemu zespołowi.
Najtańsza strona to nie zawsze najtańsza inwestycja
Nie każda droga oferta jest zła. Nie każda droga realizacja jest dobra. Nie każda strona potrzebuje rozbudowanego CMS, automatycznych testów i skomplikowanej architektury.
Kluczowe jest to, czy rozwiązanie odpowiada potrzebom firmy i czy wiadomo, jak będzie utrzymywane oraz rozwijane.
Jeżeli strona ma być jedynie prostą wizytówką, jej wymagania będą inne niż w przypadku serwisu, który codziennie generuje leady, obsługuje klientów, sprzedaje produkty i integruje się z systemami firmy.
Największym błędem jest jednak podejmowanie decyzji wyłącznie na podstawie ceny początkowej, bez sprawdzenia, co ta cena obejmuje i jakie konsekwencje będą miały zastosowane rozwiązania.
Dobra strona internetowa nie musi być najdroższa na starcie. Powinna być rozsądna kosztowo również wtedy, gdy po roku trzeba ją zmienić, po trzech latach rozbudować, a po pięciu nadal bezpiecznie rozwijać.
W Web24 patrzymy na projekty internetowe nie tylko przez pryzmat wdrożenia, ale również późniejszego użytkowania i rozwoju. Bo strona ma wspierać biznes, a nie sprawiać, że każda kolejna zmiana staje się osobnym problemem budżetowym.
Zanim więc porównasz dwie oferty, zadaj jeszcze jedno pytanie: ile będzie kosztowało korzystanie z tej strony przez następne pięć lat?
To często znacznie ważniejsze niż różnica w cenie samego wdrożenia.
Słowniczek
-
TCO (Total Cost of Ownership) - całkowity koszt posiadania rozwiązania w określonym okresie, obejmujący nie tylko zakup lub wdrożenie, ale również eksploatację i rozwój.
-
Vendor lock-in - zależność od dostawcy, która utrudnia lub podnosi koszt zmiany wykonawcy albo technologii.
-
CMS (Content Management System) - system zarządzania treścią, pozwalający uprawnionym osobom edytować wybrane elementy strony bez bezpośredniej modyfikacji kodu.
-
Dług techniczny - przyszły koszt wynikający z decyzji technicznych, które zwiększają trudność utrzymania lub rozwoju systemu.
-
Testy regresyjne - testy sprawdzające, czy zmiany nie zepsuły funkcji, które wcześniej działały poprawnie.
-
Koszt migracji - koszt przeniesienia strony, danych, konfiguracji i wiedzy do innego środowiska lub systemu.
