Producția nu în seamnă doar mașini moderne în hală. Înceamnă și (ba chiar în primul rând) fluxul de informații între departamentul de vânzări, depozit, managerul de producție și contabilitate. La ce folosește că mașinile lucrează rapid, dacă o comandă rămâne blocată două zile în birou? Astăzi îți arătăm cum unul dintre clienții noștri, un producător polonez de dimensiune medie din industria prelucrătoare, a eliminat haosul birocratic și și-a mărit productivitatea datorită platformei Web24 SmartFlow.
Mulți proprietari de companii de producție cred că automatizarea se aplică doar marilor corporații sau exclusiv liniilor de asamblare. Nimic mai fals! Cele mai mari pierderi de timp și bani se ascund de obicei în rutina zilnică de birou. Vezi cum am abordat această provocare.
Provocarea: „Gâtul de sticlă” în departamentul de relații cu clienții și producție
Clientul, care angajează aproximativ 80 de persoane și produce componente din oțel, a venit la noi cu o problemă tipică: compania creștea, comenzile se înmulțeau, dar echipa nu mai făcea față procesării lor.
Înainte de implementarea sistemului nostru, procesul arăta astfel:
- Agentul de vânzări primea comanda prin e-mail.
- Introduce manual datele clientului și specificația în sistemul CRM al firmei.
- Apoi trebuia să creeze un document în Excel și să-l trimită prin e-mail managerului de producție.
- Managerul de producție imprima documentul și îl ducea la depozit pentru a verifica disponibilitatea materialelor.
- Dacă lipseau materiale, se trimitea un alt e-mail către departamentul de achiziții.
Rezultatul? Înceânte ca comanda să ajungă efectiv în hală, treceau în medie 2–3 zile. Documentele se pierdeau în hățișul e-mailurilor, angajații erau frustrați de rescrierea continuă a acelorași date, iar clienții se enervau din cauza lipsei informațiilor despre statusul comenzii lor.
Soluția: Web24 SmartFlow intră în acțiune
Conform filozofiei noastre, nu i-am cerut clientului să schimbe sistemele cu care angajații erau obișnuiți. În schimb, am implementat platforma noastră de integrare Web24 SmartFlow, care funcționează ca un dirijor invizibil și a conectat căsuțele de e-mail, sistemul CRM, foile de stoc și programul de contabilitate.
Am proiectat și configurat totul pentru client, fără să întrerupem activitatea companiei nici măcar o oră.
Cum arată procesul acum, după automatizare?
Astăzi același proces seamănă cu o mașină bine unsă, iar cea mai mare parte a muncii se face „de la sine”:
- Start fulgerător: Când agentul marchează în CRM comanda ca „Câștigată”, sistemul Web24 SmartFlow generează imediat, automat, comanda de producție în format PDF.
- Comunicare instantanee: Fișierul PDF, fără intervenție umană, ajunge pe canalul potrivit din messengerul managerului de producție și în sistemul de depozit.
- Controlul stocurilor: Sistemul verifică singur în foi dacă există în depozit cantitatea necesară de materie primă. Dacă nu, trimite automat o notificare către departamentul de achiziții cu lista lipsurilor.
- Liniștea clientului: În același timp, clientul primește un e-mail automat, bine redactat: „Îi mulțumim, comanda ta cu numărul XYZ tocmai a intrat în producție. Timpul estimat de realizare este...”.
Rezultatele implementării - cifre concrete
Datorită implementării automatizării cu Web24, clientul nostru a înregistrat rezultate spectaculoase chiar din prima lună de la pornirea sistemului:
| Înainte de automatizare | După implementarea Web24 SmartFlow | |
| Timpul de la comandă până la startul producției | 2-3 zile | 15 minute |
| Timp pierdut pentru rescrierea manuală a datelor | ~12 ore/săpt. per angajat | 0 ore |
| Erori în comenzi | frecvente | eliminate |
| Notificări pentru clienți | scrise manual (adesea cu întârziere) | automate, în timp real |
Cel mai mare beneficiu? Clientul a putut accepta cu 30% mai multe comenzi pe trimestru fără a fi nevoie să angajeze personal administrativ suplimentar. Echipa a răsuflat ușurată, iar compania a început să câștige mai mult.
Fă asta în compania ta
Și compania ta se confruntă cu haos comunicațional, iar angajații pierd timp cu „hârțogăraia”? Nu trebuie să fii expert IT ca să schimbi asta. Tu îți cunoști afacerea, noi cunoaștem tehnologia.
Hai să discutăm despre cum îți putem accelera producția. Contactează Web24.com.pl și îti vom pregăti un audit gratuit al proceselor și îti vom arăta care dintre ele pot fi automatizate pe loc!
