¿La función más cara de un CMS? "¿Podéis sólo cambiar una cosa rápido...?"
Todo software house conoce este escenario.
Teléfono.
Correo electrónico.
Mensaje en Teams.
"Es sólo un pequeño cambio."
"¿Podéis solo sustituir un banner?"
"Hay que corregir los encabezados."
"SEO dice que hay que cambiar la meta description."
"¿Podéis añadir otro botón?"
Cada uno de estos cambios parece una trivialidad. Al fin y al cabo, son solo unos minutos.
El problema es que esos "unos minutos" pueden ser cientos al mes. Y son precisamente ellos uno de los costes más infravalorados del mantenimiento de sistemas CMS.
El caos no empieza por la tecnología
La mayoría asume que el problema es un CMS antiguo. - No siempre.
Muy a menudo el problema es la forma de trabajo.
Marketing no puede cambiar el contenido por sí solo. SEO necesita el apoyo de un desarrollador. El comercial espera la publicación de una nueva oferta. El developer interrumpe su trabajo en un proyecto importante para corregir una frase en la web.
Nadie ve el problema porque cada cambio dura, al fin y al cabo, solo un momento.
La matemática que casi nadie hace
Supongamos un escenario muy conservador.
Durante el día aparecen 20 pequeñas solicitudes. Cada una ocupa alrededor de 10 minutos. No se trata únicamente del clic.
Hay que:
- recibir la solicitud,
- entender de qué se trata,
- abrir el proyecto,
- encontrar el lugar adecuado,
- introducir el cambio,
- verificar la corrección,
- publicar,
- informar al solicitante.
10 minutos parece una suposición razonable.
20 solicitudes al día significan: 200 minutos cada día. Eso son más de 3 horas.
¿Y al mes? Aproximadamente 66 horas de trabajo. Casi 9 días laborables completos de un especialista. Nueve días dedicados no al desarrollo del producto. No a nuevas funcionalidades. No a innovación. A pequeñas correcciones...
El mayor coste no es el tiempo del programador
Eso, por supuesto, es un coste. Pero hay uno aún mayor; cada interrupción del desarrollador en la tarea principal supone pérdida de concentración. El programador vuelve al proyecto. Reanaliza el código. Recupera el contexto. Encuentra el lugar donde dejó.
Los estudios sobre trabajos que requieren concentración profunda muestran que los cambios frecuentes de contexto reducen significativamente la productividad. Cuanto más compleja es la tarea, mayor es el coste de cada interrupción.
Por eso una microtarea rara vez cuesta solo 10 minutos.
También cuesta el ritmo de trabajo perdido.
Marketing e IT — mismo objetivo, diferentes prioridades
Marketing actúa rápido. Las campañas cambian de un día para otro. SEO requiere optimizaciones continuas. Aparecen nuevos productos. Cambian las promociones.
IT, por su parte, es responsable de la estabilidad del sistema. Planificación. Tests. Seguridad.
Son dos mundos distintos. Y ambos tienen razón.
El problema surge cuando cada pequeño cambio debe pasar por el departamento de desarrollo. Se crea una cola. Marketing espera. El developer interrumpe su trabajo. Todos pierden tiempo.
El CMS debería eliminar trabajo, no crearlo
Un buen sistema CMS no es solo un lugar para escribir textos. Debería automatizar tareas repetitivas. Permitir a los usuarios de negocio actuar por sí mismos. Reducir el número de solicitudes a IT.
Aquí es precisamente donde la inteligencia artificial desempeña un papel cada vez mayor.
¿Cómo está cambiando la IA los sistemas CMS modernos?
Un CMS moderno puede apoyar al usuario en muchos niveles.
Por ejemplo puede:
- preparar una propuesta de título,
- generar la descripción del producto,
- crear meta title y meta description,
- mejorar la estructura del texto,
- sugerir palabras clave,
- preparar el contenido para un post de blog,
- ajustar la longitud del texto al canal de publicación,
- generar un resumen para redes sociales,
- preparar versiones alternativas de los titulares,
- traducir contenidos a múltiples idiomas,
- programar la publicación.
Esto significa menos trabajo manual. Menos solicitudes. Menos tareas repetitivas.
La automatización no es para reemplazar al humano
La IA no viene a sustituir al marketer. No viene a sustituir al editor. No viene a sustituir al especialista SEO. Viene a asumir las tareas más repetitivas.
Son exactamente esas actividades las que día a día consumen tiempo pero no generan valor.
Gracias a ello el equipo puede centrarse en la estrategia, la comunicación y el crecimiento del negocio.
¿Por qué los CMS clásicos cada vez son menos suficientes?
La mayoría de los sistemas CMS populares se crearon en tiempos en que la publicación de contenidos era muy distinta.
Hoy en día un contenido a menudo se publica simultáneamente en:
- sitio web,
- blog,
- LinkedIn,
- Facebook,
- newsletter,
- app móvil,
- plataforma B2B.
Preparar manualmente cada versión implica más horas de trabajo.
Un CMS moderno debería comprender todo el proceso de publicación, no solo almacenar el texto.
¿Cómo es eso en cms gpt?
Al crear cms gpt, no queríamos construir otro panel administrativo más.
Nuestro objetivo fue crear un sistema que reduzca de forma real el número de microtareas realizadas cada día.
Por eso la inteligencia artificial ayuda al usuario en la creación de contenidos, optimización SEO, preparación de publicaciones y gestión del contenido.
¿El resultado?
Marketing actúa más rápido.
Los programadores reciben menos solicitudes sobre cambios sencillos.
Los contenidos se generan con mayor eficiencia.
Y todo el proceso de publicación deja de ser el cuello de botella de la organización.
¿Cómo calcular el coste de tu propio CMS?
Antes de empezar a buscar una nueva solución, responde a unas preguntas.
- ¿Cuántas pequeñas solicitudes recibe el departamento de IT cada día?
- ¿Cuántos cambios puede hacer marketing por su cuenta?
- ¿Cuánto tiempo lleva publicar un nuevo contenido?
- ¿Requiere SEO involucrar a programadores?
- ¿Cuántas personas participan en la publicación de un artículo?
- ¿Cuánto tarda en implementarse una corrección simple?
Con frecuencia las respuestas resultan sorprendentes.
Resumen
Las empresas suelen analizar el coste de implementar un CMS. Mucho menos a menudo analizan el coste de su uso diario. Y es justo ahí donde se esconden las mayores pérdidas.
Decenas de microtareas. Cientos de pequeñas correcciones. Horas de cambio de contexto. Iteraciones innecesarias entre marketing e IT.
Un CMS moderno no debería limitarse a permitir publicar contenidos.
Debería hacer que muchas tareas... simplemente dejen de existir.
