La producción no son solo máquinas modernas en la planta. También es (y quizá ante todo) el flujo de información entre el departamento de ventas, el almacén, el responsable de producción y contabilidad. ¿De qué sirve que las máquinas trabajen rápido si el pedido se atasca dos días en la oficina? Hoy te mostraremos cómo uno de nuestros clientes, un fabricante polaco de tamaño medio del sector industrial, eliminó el caos de oficina y aumentó la eficiencia gracias a la plataforma Web24 SmartFlow.
Muchos propietarios de empresas manufactureras creen que la automatización solo atañe a las grandes corporaciones o exclusivamente a las líneas de montaje. ¡Nada más lejos de la realidad! Las mayores pérdidas de tiempo y dinero suelen esconderse en la rutina administrativa diaria. Mira cómo afrontamos este reto.
Desafío: "Cuello de botella" en atención al cliente y producción
El cliente, un fabricante de componentes de acero con unos 80 empleados, acudió a nosotros con un problema típico: la empresa crecía, aumentaban los pedidos, pero el equipo dejó de poder gestionarlos a tiempo.
Antes de implantar nuestro sistema, el proceso era así:
- El comercial recibía el pedido por correo electrónico.
- Transcribía manualmente los datos del cliente y la especificación en el CRM de la empresa.
- Después tenía que crear un documento en Excel y enviarlo por correo al responsable de producción.
- El responsable de producción imprimía el documento y lo llevaba al almacén para comprobar la disponibilidad de materiales.
- Si faltaban materiales, se enviaba otro correo al departamento de compras.
¿El resultado? Antes de que el pedido llegara realmente a la planta de producción pasaban de media 2-3 días. Los documentos se perdían entre montones de correos, los empleados estaban frustrados por tener que volver a teclear los mismos datos y los clientes se enfadaban por la falta de información sobre el estado de su encargo.
Solución: Web24 SmartFlow entra en acción
De acuerdo con nuestra filosofía, no obligamos al cliente a cambiar los sistemas a los que el personal estaba acostumbrado. En su lugar, implementamos nuestra plataforma de integración Web24 SmartFlow, que actúa como un director de orquesta invisible y conectó los buzones de correo, el CRM, las hojas de inventario y el programa contable.
Lo diseñamos y configuramos todo para el cliente, sin interrumpir la actividad de su empresa ni una sola hora.
¿Cómo es el proceso ahora, tras la automatización?
Hoy el mismo proceso parece una máquina bien engrasada y la mayor parte del trabajo se hace "solo":
- Inicio relámpago: Cuando el comercial marca en el CRM el pedido como "Ganado", Web24 SmartFlow genera de inmediato y de forma automática una orden de producción en formato PDF.
- Comunicación instantánea: El PDF, sin intervención humana, llega al canal correspondiente de la herramienta de mensajería del responsable de producción y al sistema de almacén.
- Control de existencias: El sistema comprueba por sí mismo en las hojas si hay en almacén la cantidad adecuada de materia prima. Si no, envía automáticamente una notificación al departamento de compras con la lista de faltantes.
- Tranquilidad para el cliente: Al mismo tiempo, el cliente recibe un correo automático y atractivo: "Gracias, tu pedido con el número XYZ acaba de pasar a producción. El tiempo estimado de realización es...".
Resultados de la implantación: cifras contundentes
Gracias a la automatización con Web24, nuestro cliente registró resultados espectaculares ya en el primer mes desde la puesta en marcha del sistema:
| Antes de la automatización | Tras implantar Web24 SmartFlow | |
| Tiempo desde el pedido hasta el inicio de producción | 2-3 días | 15 minutos |
| Tiempo perdido en reescribir datos manualmente | ~12 horas semanales por empleado | 0 horas |
| Errores en las órdenes | frecuentes | eliminados |
| Notificaciones para los clientes | escritas manualmente (a menudo con retraso) | automáticas, en tiempo real |
¿La mayor ventaja? El cliente pudo aceptar un 30% más de pedidos en el trimestre sin necesidad de contratar personal administrativo adicional. El equipo respiró aliviado y la empresa empezó a ganar más.
Hazlo en tu empresa
¿Tu empresa también lucha con el caos de la comunicación y tus empleados pierden tiempo con el papeleo? No tienes que ser un experto en TI para cambiarlo. Tú conoces tu negocio; nosotros conocemos la tecnología.
Hablemos de cómo podemos acelerar tu producción. Ponte en contacto con Web24.com.pl y prepararemos para ti una auditoría gratuita de procesos y te mostraremos cuáles podemos automatizar de inmediato.
