La funzione più costosa del CMS? "Puoi solo cambiare una cosa velocemente..."
Ogni software house conosce questo scenario.
Telefono.
E-mail.
Messaggio su Teams.
"È solo una piccola modifica."
"Potete solo sostituire un banner?"
"Bisogna correggere l'intestazione."
"Il SEO segnala che bisogna cambiare la meta description."
"Aggiungete un altro pulsante?"
Ognuna di queste modifiche sembra una sciocchezza. Dopotutto sono solo pochi minuti.
Il problema è che questi "pochi minuti" su base mensile possono diventare centinaia. Ed è proprio questo uno dei costi più sottovalutati della gestione dei sistemi CMS.
Il caos non inizia dalla tecnologia
La maggior parte delle persone presume che il problema sia un CMS vecchio. - Non sempre.
Molto spesso il problema è il modo di lavorare.
Il marketing non può modificare i contenuti da solo. Il SEO necessita del supporto di uno sviluppatore. Il commerciale aspetta la pubblicazione di una nuova offerta. Lo sviluppatore interrompe il lavoro su un progetto importante per correggere una frase sul sito.
Nessuno vede il problema, perché ogni modifica dura comunque solo un attimo.
La matematica che quasi nessuno fa
Facciamo uno scenario molto prudente.
Durante la giornata arrivano 20 richieste minori. Ognuna richiede circa 10 minuti. Non si tratta solo del clic.
Occorre:
- ricevere la segnalazione,
- capire di cosa si tratta,
- aprire il progetto,
- trovare il punto giusto,
- inserire la modifica,
- verificarne la correttezza,
- pubblicare,
- informare chi ha segnalato.
10 minuti sembra una stima ragionevole.
20 segnalazioni al giorno significano: 200 minuti ogni giorno. Sono oltre 3 ore.
Dopo un mese? Circa 66 ore di lavoro. Quasi 9 giornate lavorative complete di un singolo specialista. Nove giorni dedicati non allo sviluppo del prodotto. Non a nuove funzionalità. Non all'innovazione. A piccole correzioni...
Il costo maggiore non è il tempo dello sviluppatore
Questo è ovviamente un costo. Ma ce n'è uno ancora maggiore; ogni interruzione dello sviluppatore dal compito principale significa perdita di concentrazione. Lo sviluppatore torna al progetto. Riesamina il codice. Si riporta nel contesto. Trova il punto in cui aveva lasciato.
Gli studi sul lavoro che richiede profonda concentrazione mostrano che i continui cambi di contesto riducono significativamente la produttività. Più complesso è il compito, maggiore è il costo di ogni interruzione.
Perciò un micro-compito raramente costa solo 10 minuti.
Costa anche il ritmo di lavoro perso.
Marketing e IT - stesso obiettivo, priorità diverse
Il marketing agisce rapidamente. Le campagne cambiano di giorno in giorno. Il SEO richiede ottimizzazioni continue. Emergono nuovi prodotti. Cambiano le promozioni.
L'IT invece è responsabile della stabilità del sistema. Pianificazione. Test. Sicurezza.
Sono due mondi diversi. E entrambi hanno ragione.
Il problema sorge quando ogni piccola modifica deve passare attraverso il reparto sviluppo. Si crea una coda. Il marketing aspetta. Lo sviluppatore interrompe il lavoro. Tutti perdono tempo.
Il CMS dovrebbe eliminare lavoro, non crearlo
Un buon sistema CMS non è solo un luogo per inserire testi. Dovrebbe automatizzare le attività ripetitive. Permettere agli utenti di business di agire in autonomia. Ridurre il numero di segnalazioni all'IT.
Ed è proprio qui che l'intelligenza artificiale sta assumendo un ruolo sempre più importante.
Come l'AI sta cambiando i CMS moderni?
Un CMS moderno può supportare l'utente a diversi livelli.
Ad esempio può:
- proporre un titolo,
- generare la descrizione del prodotto,
- creare meta title e meta description,
- migliorare la struttura del testo,
- suggerire parole chiave,
- preparare il contenuto per il blog,
- adattare la lunghezza del testo al canale di pubblicazione,
- generare un riassunto per i social media,
- preparare versioni alternative dei titoli,
- tradurre i contenuti in più lingue,
- programmare la pubblicazione.
Questo significa meno lavoro manuale. Meno segnalazioni. Meno attività ripetitive.
Automatizzare non significa sostituire la persona
L'AI non deve sostituire il marketer. Non deve sostituire l'editor. Non deve sostituire lo specialista SEO. Deve farsi carico delle attività più ripetitive.
Sono proprio quelle attività che ogni giorno consumano tempo ma non creano valore.
Così il team può concentrarsi su strategia, comunicazione e crescita del business.
Perché i CMS classici non bastano più?
La maggior parte dei CMS popolari è nata in un'epoca in cui la pubblicazione dei contenuti era molto diversa.
Oggi un contenuto spesso viene pubblicato contemporaneamente su:
- sito web,
- blog,
- LinkedIn,
- Facebook,
- newsletter,
- app mobile,
- piattaforma B2B.
Preparare manualmente ogni versione significa altre ore di lavoro.
Un CMS moderno dovrebbe comprendere l'intero processo di pubblicazione, non solo conservare il testo.
Com'è fatto cms gpt?
Creando cms gpt, non volevamo costruire un altro pannello di amministrazione.
Il nostro obiettivo era creare un sistema che riducesse realmente il numero di micro-attività svolte ogni giorno.
Per questo l'intelligenza artificiale supporta l'utente nella creazione dei contenuti, nell'ottimizzazione SEO, nella preparazione delle pubblicazioni e nella gestione del content.
Il risultato?
Il marketing lavora più velocemente.
Gli sviluppatori ricevono meno segnalazioni su semplici modifiche.
I contenuti vengono prodotti più efficacemente.
E l'intero processo di pubblicazione smette di essere un collo di bottiglia per l'organizzazione.
Come calcolare il costo del proprio CMS?
Prima di cercare una nuova soluzione, rispondi a qualche domanda.
- Quante piccole segnalazioni arrivano ogni giorno al reparto IT?
- Quante modifiche il marketing può fare autonomamente?
- Quanto tempo richiede pubblicare un nuovo contenuto?
- Il SEO richiede l'intervento degli sviluppatori?
- Quante persone partecipano alla pubblicazione di un articolo?
- Quanto tempo ci vuole per applicare una semplice correzione?
Spesso le risposte risultano sorprendenti.
Riepilogo
Le aziende in genere analizzano il costo di implementazione di un CMS. Molto meno spesso analizzano il costo del suo utilizzo quotidiano. Ed è proprio lì che si nascondono le maggiori perdite.
Decine di micro-attività. Centinaia di piccole correzioni. Ore di cambio di contesto. Iterazioni non necessarie tra marketing e IT.
Un CMS moderno non dovrebbe soltanto permettere la pubblicazione dei contenuti.
Dovrebbe far sì che molte attività... semplicemente non esistano più.
