La production, ce n’est pas seulement des machines modernes dans l’atelier. C’est aussi (et peut-être surtout) la circulation de l’information entre le service commercial, l’entrepôt, le responsable de production et la comptabilité. À quoi bon avoir des machines rapides si une commande reste bloquée deux jours au bureau ? Aujourd’hui, nous vous montrons comment l’un de nos clients — un fabricant polonais de taille moyenne dans le secteur industriel — a éliminé le chaos administratif et augmenté sa productivité grâce à la plateforme Web24 SmartFlow.
Beaucoup de dirigeants d’entreprises de production pensent que l’automatisation ne concerne que les grandes corporations ou uniquement les lignes d’assemblage. Rien de plus faux ! Les plus grandes pertes de temps et d’argent se cachent le plus souvent dans la routine bureautique quotidienne. Découvrez comment nous avons relevé ce défi.
Défi : « Goulet d’étranglement » au service client et à la production
Le client, employant environ 80 personnes et fabricant de composants en acier, nous a contactés avec un problème typique : l’entreprise grandissait, les commandes affluaient, mais l’équipe n’arrivait plus à suivre leur traitement.
Avant le déploiement de notre système, le processus ressemblait à ceci :
- Le commercial recevait la commande par e-mail.
- Il ressaisissait manuellement les données du client et la spécification dans le CRM de l’entreprise.
- Ensuite, il devait créer un document Excel et l’envoyer par e-mail au responsable de production.
- Le responsable de production imprimait le document et l’apportait à l’entrepôt pour vérifier la disponibilité des matériaux.
- En cas de manque de matériaux, un autre e-mail était envoyé au service des achats.
Résultat ? Avant que la commande n’arrive réellement en production, il se passait en moyenne 2 à 3 jours. Les documents se perdaient dans la masse des e-mails, les employés étaient frustrés de ressaisir sans cesse les mêmes données et les clients s’impatientaient, faute d’informations sur le statut de leur commande.
Solution : Web24 SmartFlow entre en scène
Fidèles à notre philosophie, nous n’avons pas demandé au client de changer les systèmes auxquels les employés étaient habitués. À la place, nous avons déployé notre plateforme d’intégration Web24 SmartFlow, qui agit comme un chef d’orchestre invisible et a interconnecté les boîtes mail, le CRM, les feuilles de stock et le logiciel de comptabilité.
Nous avons tout conçu et configuré pour le client, sans interrompre le fonctionnement de son entreprise, même une heure.
À quoi ressemble le processus maintenant, après l’automatisation ?
Aujourd’hui, ce même processus fonctionne comme une machine bien huilée, et la plupart des tâches s’exécutent « toutes seules » :
- Démarrage éclair : Lorsque le commercial marque une opportunité comme « Gagnée » dans le CRM, Web24 SmartFlow génère immédiatement et automatiquement un ordre de production au format PDF.
- Communication instantanée: Le fichier PDF, sans intervention humaine, est envoyé sur le canal de messagerie approprié du responsable de production ainsi que vers le système de gestion d’entrepôt.
- Contrôle des stocks : Le système vérifie automatiquement dans les feuilles si la quantité de matière première en stock est suffisante. Si ce n’est pas le cas, il envoie automatiquement une notification au service des achats avec la liste des manquants.
- Sérénité du client : Dans le même temps, le client reçoit un e-mail automatique et soigné : « Merci, votre commande n° XYZ vient d’entrer en production. Le délai estimé de réalisation est… ».
Résultats du déploiement – des chiffres parlants
Grâce à l’automatisation avec Web24, notre client a constaté des résultats spectaculaires dès le premier mois suivant la mise en service du système :
| Avant l’automatisation | Après le déploiement de Web24 SmartFlow | |
| Délai entre la commande et le lancement de la production | 2–3 jours | 15 minutes |
| Temps perdu à la ressaisie manuelle des données | ~12 h/sem. par employé | 0 heure |
| Erreurs dans les ordres | fréquentes | éliminées |
| Notifications aux clients | rédigées manuellement (souvent avec retard) | automatiques, en temps réel |
Le plus grand avantage ? Le client a pu accepter 30 % de commandes en plus sur le trimestre, sans devoir embaucher du personnel administratif supplémentaire. L’équipe a poussé un soupir de soulagement et l’entreprise a accru sa rentabilité.
Mettez-le en place dans votre entreprise
Votre entreprise souffre elle aussi d’un chaos communicationnel et vos employés perdent du temps avec la « paperasse » ? Vous n’avez pas besoin d’être expert IT pour changer cela. Vous connaissez votre métier, nous maîtrisons la technologie.
Parlons de la manière dont nous pouvons accélérer votre production. Contactez Web24.com.pl et nous préparerons pour vous un audit gratuit de vos processus et nous vous montrerons lesquels nous pouvons automatiser immédiatement !
