Ας το πούμε ειλικρινά - οι περισσότεροι πίνακες διαχείρισης δημιουργούνται με γνώμονα τις λειτουργίες, όχι τους ανθρώπους.
Και γι’ αυτό ακριβώς μετά ακούμε από τις ομάδες:
„αυτό δεν γίνεται να χρησιμοποιηθεί”
„δεν μπορώ να βρω τίποτα”
„είναι πιο εύκολο να το κάνω χειροκίνητα”
„πάλι κάνω κλικ σε πέντε διαφορετικά σημεία”
Αποτέλεσμα;
Ένα σύστημα που υποτίθεται ότι θα βελτίωνε την εργασία, αρχίζει να την επιβραδύνει. Και αυτό είναι ένα από τα πιο ακριβά λάθη που μπορεί να γίνει στον σχεδιασμό λογισμικού για επιχειρήσεις.
Γιατί ο πίνακας διαχείρισης δεν χρειάζεται να φαίνεται „τεχνικός”. Πρέπει να λειτουργεί έτσι ώστε οι άνθρωποι να θέλουν να τον χρησιμοποιούν.
Και σε αυτό ακριβώς εστιάζουμε στη web24.
Ξεκινάμε όχι από τον κώδικα, αλλά από τους ανθρώπους
Αυτό είναι το πρώτο και σημαντικότερο στάδιο.
Πριν δημιουργηθεί ούτε μία οθόνη, πρέπει να γνωρίζουμε:
- ποιος θα χρησιμοποιεί τον πίνακα
- ποιες εργασίες εκτελεί κάθε μέρα
- τι σήμερα καταναλώνει τον περισσότερο χρόνο
- πού εμφανίζονται τα λάθη
- ποιες πληροφορίες πρέπει να είναι άμεσα διαθέσιμες
Αλλιώς σχεδιάζεται ένας πίνακας για:
- το τμήμα πωλήσεων
- την αποθήκη
- τη λογιστική
- την εξυπηρέτηση πελατών
- τους managers
Κάθε μία από αυτές τις ομάδες έχει διαφορετικές ανάγκες. Γι’ αυτό ένας καλός πίνακας ξεκινά από την ανάλυση διαδικασιών και χρηστών.
Όχι από το „ωραίο look”.
Ο σημαντικότερος κανόνας - ελάχιστα κλικ, μέγιστος έλεγχος
Είναι ο κανόνας που εφαρμόζουμε σχεδόν πάντα.
Αν ο χρήστης εκτελεί καθημερινά την ίδια ενέργεια, πρέπει να έχει γρήγορη πρόσβαση σε αυτήν. Δεν γίνεται να τη ψάχνει σε μενού, καρτέλες και υποσελίδες.
Ένας καλά σχεδιασμένος πίνακας απαντά στο ερώτημα: τι κάνει αυτός ο χρήστης πιο συχνά;
Και ακριβώς αυτές οι λειτουργίες βγαίνουν στο προσκήνιο.
Για παράδειγμα:
Τμήμα πωλήσεων
Τα πιο σημαντικά θα είναι:
- νέα leads
- καταστάσεις προσφορών
- ιστορικό πελάτη
- εργασίες follow-up
Αποθήκη
Κρίσιμα είναι:
- νέες παραγγελίες
- αποθέματα
- συγκέντρωση (picking)
- αποστολή
Manager
Τα σημαντικότερα:
- KPI
- αναφορές
- καταστάσεις διαδικασιών
- ειδοποιήσεις
Το UX του πίνακα επηρεάζει άμεσα την απόδοση της ομάδας
Δεν είναι θέμα αισθητικής. Είναι θέμα χρόνου και κόστους.
Αν ένας εργαζόμενος εκτελεί 200 ενέργειες την ημέρα και καθεμία διαρκεί 10 δευτερόλεπτα περισσότερο απ’ όσο θα έπρεπε, η εταιρεία χάνει πραγματικές ώρες εργασίας. Σε κλίμακα μήνα γίνεται τεράστια διαφορά.
Γι’ αυτό σχεδιάζουμε πίνακες ώστε να είναι:
- διαισθητικοί
- γρήγοροι
- λογικοί
- προβλέψιμοι
Ο χρήστης δεν πρέπει να σκέφτεται. Πρέπει να ενεργεί φυσικά.
Τι κάνει μια ομάδα να θέλει πραγματικά να χρησιμοποιεί τον πίνακα;
Εδώ κρίσιμα είναι τέσσερα στοιχεία.
1. Κατανοητό dashboard
Οι πιο σημαντικές πληροφορίες πρέπει να είναι ορατές αμέσως. Χωρίς κλικ.
2. Απλή πλοήγηση
Το μενού πρέπει να ακολουθεί τη λογική της εργασίας του χρήστη, όχι τη δομή του κώδικα.
3. Αυτοματοποίηση επαναλαμβανόμενων ενεργειών
Αν κάτι μπορεί να γίνει αυτόματα - το κάνουμε.
Για παράδειγμα:
- καταστάσεις
- ειδοποιήσεις
- υπενθυμίσεις
- δημιουργία εγγράφων
4. Κινητή / responsive έκδοση
Όλο και πιο συχνά οι ομάδες εργάζονται και σε τηλέφωνα και tablets.
Ο πίνακας πρέπει να το λαμβάνει υπόψη.
AI και έξυπνες υποδείξεις στους πίνακες
Είναι ένας τομέας που σήμερα αναπτύσσεται πολύ δυναμικά.
Η AI μπορεί να υποστηρίζει την ομάδα π.χ. μέσω:
- προτάσεων επόμενων ενεργειών
- προτεραιοποίησης εργασιών
- πρόβλεψης καθυστερήσεων
- ανάλυσης δεδομένων πελάτη
- ειδοποιήσεων για κινδύνους
Χάρη σε αυτό ο πίνακας γίνεται όχι μόνο επιχειρησιακό εργαλείο, αλλά και πραγματική υποστήριξη λήψης αποφάσεων.
Πώς το κάνουμε στη web24
Η προσέγγισή μας βασίζεται στον συνδυασμό αρκετών δεξιοτήτων:
- ανάλυση διαδικασιών
- UX/UI
- προγραμματιστική εμπειρία
- επιχειρηματική γνώση
- αυτοματοποίηση και AI
Δεν δημιουργούμε πίνακες „στο περίπου”.
Τους σχεδιάζουμε για την πραγματική εργασία της ομάδας. Ώστε το σύστημα να είναι διαισθητικό, γρήγορο και να υποστηρίζει την ανάπτυξη της εταιρείας.
Γιατί ο καλύτερος πίνακας είναι αυτός που ο χρήστης δεν χρειάζεται να μάθει. Απλώς ξέρει πώς να τον χρησιμοποιεί.
Περίληψη
Ο πίνακας διαχείρισης δεν είναι προσθήκη στο σύστημα. Είναι το καθημερινό εργαλείο εργασίας. Από την ποιότητά του εξαρτώνται ο ρυθμός λειτουργίας της εταιρείας, ο αριθμός λαθών και η άνεση της ομάδας.
Ένας καλά σχεδιασμένος πίνακας εξοικονομεί χρόνο, αυξάνει την αποτελεσματικότητα και κάνει τους ανθρώπους να θέλουν πραγματικά να τον χρησιμοποιούν.
Και ακριβώς τέτοιες λύσεις σχεδιάζουμε στη web24.
