Η παραγωγή δεν είναι μόνο τα σύγχρονα μηχανήματα στη γραμμή. Είναι επίσης (και ίσως κυρίως) η ροή πληροφοριών μεταξύ του τμήματος πωλήσεων, της αποθήκης, του υπεύθυνου παραγωγής και της λογιστικής. Τι σημασία έχει αν τα μηχανήματα δουλεύουν γρήγορα, όταν η παραγγελία κολλήσει για δύο ημέρες στο γραφείο; Σήμερα θα σου δείξουμε πώς ένας από τους πελάτες μας, ένας μεσαίου μεγέθους πολωνός παραγωγός στον βιομηχανικό κλάδο - εξάλειψε το γραφειακό χάος και αύξησε την αποδοτικότητα χάρη στην πλατφόρμα Web24 SmartFlow.
Πολλοί ιδιοκτήτες παραγωγικών εταιρειών πιστεύουν ότι η αυτοματοποίηση αφορά μόνο τις μεγάλες εταιρείες ή αποκλειστικά τις γραμμές συναρμολόγησης. Τίποτα πιο λάθος! Οι μεγαλύτερες απώλειες χρόνου και χρημάτων κρύβονται συνήθως στην καθημερινή, γραφειακή ρουτίνα. Δες πώς αντιμετωπίσαμε αυτή την πρόκληση.
Πρόκληση: "Στενό σημείο" στο τμήμα εξυπηρέτησης πελατών και στην παραγωγή
Ο πελάτης, που απασχολεί περίπου 80 εργαζομένους και είναι παραγωγός χαλύβδινων εξαρτημάτων, απευθύνθηκε σε εμάς με ένα τυπικό πρόβλημα: η εταιρεία μεγάλωνε, οι παραγγελίες αυξάνονταν, αλλά η ομάδα δεν προλάβαινε να τις διαχειριστεί.
Πριν από την υλοποίηση του συστήματός μας η διαδικασία ήταν ως εξής:
- Ο πωλητής λάμβανε την παραγγελία μέσω email.
- Καταχώριζε χειροκίνητα τα στοιχεία του πελάτη και τις προδιαγραφές στο εταιρικό σύστημα CRM.
- Στη συνέχεια έπρεπε να δημιουργήσει έγγραφο στο Excel και να το στείλει με email στον υπεύθυνο παραγωγής.
- Ο υπεύθυνος παραγωγής τύπωνε το έγγραφο και το πήγαινε στην αποθήκη για να ελέγξει τη διαθεσιμότητα υλικών.
- Αν έλειπαν υλικά, έστελναν νέο email στο τμήμα αγορών.
Αποτέλεσμα; Πριν η παραγγελία φτάσει πραγματικά στη γραμμή παραγωγής, περνούσαν κατά μέσο όρο 2-3 ημέρες. Τα έγγραφα χάνονταν μέσα στη ζούγκλα των email, οι εργαζόμενοι ήταν απογοητευμένοι από τη συνεχή επανεισαγωγή των ίδιων δεδομένων και οι πελάτες εκνευρίζονταν από την έλλειψη ενημέρωσης για την κατάσταση της εντολής τους.
Λύση: Το Web24 SmartFlow αναλαμβάνει δράση
Σύμφωνα με τη φιλοσοφία μας, δεν ζητήσαμε από τον πελάτη να αλλάξει τα συστήματα στα οποία είχαν συνηθίσει οι εργαζόμενοι. Αντί γι’ αυτό, υλοποιήσαμε την πλατφόρμα ενοποίησης Web24 SmartFlow, η οποία λειτουργεί σαν αόρατος μαέστρος και συνέδεσε μεταξύ τους τα γραμματοκιβώτια email, το σύστημα CRM, τα φύλλα αποθήκης και το λογιστικό πρόγραμμα.
Τα σχεδιάσαμε και τα ρυθμίσαμε όλα για λογαριασμό του πελάτη, χωρίς να διακοπεί ούτε για μία ώρα η λειτουργία της εταιρείας του.
Πώς φαίνεται πλέον η διαδικασία, μετά την αυτοματοποίηση;
Σήμερα η ίδια διαδικασία θυμίζει καλολαδωμένη μηχανή και το μεγαλύτερο μέρος της δουλειάς γίνεται "από μόνο του":
- Αστραπιαία εκκίνηση: Όταν ο πωλητής σημειώνει στο σύστημα CRM την παραγγελία ως "Κερδισμένη", το σύστημα Web24 SmartFlow δημιουργεί αμέσως και αυτόματα εντολή παραγωγής σε μορφή PDF.
- Άμεση επικοινωνία: Το αρχείο PDF, χωρίς ανθρώπινη παρέμβαση, καταλήγει στο κατάλληλο κανάλι του messenger του υπεύθυνου παραγωγής και στο σύστημα αποθήκης.
- Έλεγχος αποθεμάτων: Το σύστημα ελέγχει μόνο του στα φύλλα αν υπάρχει η κατάλληλη ποσότητα πρώτης ύλης στην αποθήκη. Αν όχι, στέλνει αυτόματα ειδοποίηση στο τμήμα αγορών με τη λίστα ελλείψεων.
- Ηρεμία για τον πελάτη: Την ίδια στιγμή ο πελάτης λαμβάνει ένα καλαίσθητο, αυτόματο email: "Σας ευχαριστούμε, η παραγγελία σας με αριθμό XYZ μόλις πέρασε στην παραγωγή. Ο προβλεπόμενος χρόνος υλοποίησης είναι...".
Αποτελέσματα υλοποίησης - συγκεκριμένοι αριθμοί
Χάρη στην υλοποίηση της αυτοματοποίησης με το Web24, ο πελάτης μας κατέγραψε θεαματικά αποτελέσματα ήδη από τον πρώτο μήνα λειτουργίας του συστήματος:
| Πριν την αυτοματοποίηση | Μετά την υλοποίηση του Web24 SmartFlow | |
| Χρόνος από την παραγγελία μέχρι την έναρξη παραγωγής | 2-3 ημέρες | 15 λεπτά |
| Χρόνος που χάνεται σε χειροκίνητη καταχώριση δεδομένων | ~12 ώρες/εβδ. ανά εργαζόμενο | 0 ώρες |
| Σφάλματα στις εντολές | συχνά | εξαλείφθηκαν |
| Ειδοποιήσεις προς τους πελάτες | χειροκίνητα γραμμένες (συχνά με καθυστέρηση) | αυτόματες, σε πραγματικό χρόνο |
Το μεγαλύτερο όφελος; Ο πελάτης μπόρεσε να δεχτεί 30% περισσότερες παραγγελίες στο τρίμηνο χωρίς να χρειαστεί να προσλάβει επιπλέον άτομα για διοικητικές εργασίες. Η ομάδα ανασάλεψε με ανακούφιση και η εταιρεία άρχισε να κερδίζει περισσότερα.
Κάν’ το στην εταιρεία σου
Η εταιρεία σου επίσης ταλαιπωρείται από χάος στην επικοινωνία και οι εργαζόμενοι χάνουν χρόνο με την "χαρτούρα"; Δεν χρειάζεται να είσαι ειδικός IT για να το αλλάξεις. Εσύ γνωρίζεις την επιχείρησή σου, εμείς γνωρίζουμε την τεχνολογία.
Ας μιλήσουμε για το πώς μπορούμε να επιταχύνουμε την παραγωγή σου. Επικοινώνησε με το Web24.com.pl και θα ετοιμάσουμε για εσένα δωρεάν έλεγχο διαδικασιών και θα δείξουμε ποιες από αυτές μπορούμε να αυτοματοποιήσουμε άμεσα!
