Produktion er ikke kun moderne maskiner på fabriksgulvet. Det er også (og måske frem for alt) informationsflowet mellem salgsafdelingen, lageret, produktionslederen og regnskabet. Hvad nytter det, at maskinerne arbejder hurtigt, hvis ordren sidder fast i to dage på kontoret? I dag viser vi dig, hvordan en af vores kunder – en mellemstor polsk producent i industribranchen – eliminerede kontorkaos og øgede effektiviteten takket være platformen Web24 SmartFlow.
Mange ejere af produktionsvirksomheder mener, at automatisering kun vedrører store koncerner eller udelukkende samlebånd. Intet kunne være mere forkert! De største tab af tid og penge gemmer sig oftest i den daglige, kontorprægede rutine. Se, hvordan vi tacklede den udfordring.
Udfordring: Et "flaskehals" i kundeservice og produktion
Kunden, der beskæftiger omkring 80 medarbejdere og producerer stålkomponenter, henvendte sig til os med et typisk problem: Virksomheden voksede, antallet af ordrer steg, men teamet kunne ikke længere følge med i behandlingen af dem.
Før implementeringen af vores system så processen sådan ud:
- Sælgeren modtog ordren pr. e-mail.
- Han indtastede manuelt kundedata og specifikation i virksomhedens CRM-system.
- Derefter skulle der oprettes et dokument i Excel og sendes pr. e-mail til produktionslederen.
- Produktionslederen printede dokumentet og gik til lageret for at tjekke materialetilgængelighed.
- Hvis der manglede materialer, blev der skrevet endnu en mail til indkøbsafdelingen.
Resultat? Inden ordren rent faktisk nåede produktionen, gik der i gennemsnit 2-3 dage. Dokumenter forsvandt i mailkaosset, medarbejdere var frustrerede over konstant at taste de samme data ind, og kunderne blev irriterede over manglende statusinformation om deres ordre.
Løsning: Web24 SmartFlow rykker ind
I tråd med vores filosofi bad vi ikke kunden om at skifte de systemer, som medarbejderne var vant til. I stedet implementerede vi vores integrationsplatform Web24 SmartFlow, der fungerer som en usynlig dirigent og forbandt mailbokse, CRM-system, lagerark og regnskabsprogram.
Vi designede og konfigurerede alt for kunden uden at afbryde virksomhedens drift så meget som en time.
Hvordan ser processen ud nu, efter automatiseringen?
I dag minder den samme proces om en velsmurt maskine, og det meste af arbejdet sker "af sig selv":
- Lynhurtig start: Når sælgeren markerer ordren som "Vundet" i CRM-systemet, genererer Web24 SmartFlow straks automatisk en produktionsordre i PDF-format.
- Straks kommunikation: PDF’en sendes uden menneskelig indblanding til den rette kanal i produktionslederens messenger samt til lagersystemet.
- Lagerkontrol: Systemet tjekker selv i arkene, om der er tilstrækkeligt med råvarer på lager. Hvis ikke, sendes der automatisk en meddelelse til indkøbsafdelingen med en mangelliste.
- Kundens ro i sindet: Samtidig modtager kunden en pæn, automatisk e-mail: "Tak, din ordre med nummer XYZ er netop gået i produktion. Forventet leveringstid er...".
Implementeringsresultater – hårde tal
Takket være automatiseringen med Web24 noterede vores kunde spektakulære resultater allerede i den første måned efter systemets idriftsættelse:
| Før automatisering | Efter implementering af Web24 SmartFlow | |
| Tid fra ordre til produktionsstart | 2-3 dage | 15 minutter |
| Tid tabt på manuel dataindtastning | ~12 timer pr. uge pr. medarbejder | 0 timer |
| Fejl i ordrer | hyppige | elimineret |
| Notifikationer til kunder | skrevet manuelt (ofte forsinkede) | automatiske, i realtid |
Den største fordel? Kunden kunne modtage 30% flere ordrer i løbet af et kvartal uden at skulle ansætte ekstra administrativt personale. Teamet sukkede lettet op, og virksomheden begyndte at tjene mere.
Gør det i din virksomhed
Kæmper din virksomhed også med kommunikationskaos, og mister medarbejderne tid på "papirarbejde"? Du behøver ikke være IT-ekspert for at ændre det. Du kender din forretning, vi kender teknologien.
Lad os tale om, hvordan vi kan fremskynde din produktion. Kontakt Web24.com.pl, så forbereder vi en gratis procesaudit til dig og viser, hvilke af dem vi kan automatisere med det samme!
